Про введення у дію Положення про службові відрядження працівників виконавчого комітету Коростенської міської ради

КОРОСТЕНСЬКА МІСЬКА РАДА

Р О З П О Р Я Д Ж Е Н Н Я

МІСЬКОГО ГОЛОВИ

Від   03.07.2023р. № 262_

З метою впорядкування процесу службових відрядженій працівників виконавчого комітету Коростенської міської ради, на виконання статті 121 Кодексу законів про працю України (КЗпП), постанови Кабінету міністрів України “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів” від 02 лютого 2011 р. № 98, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59, Податкового кодексу України (ПК), наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28 вересня 2015 р. №841, Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29 грудня 2017 р. №148, керуючись ст.42 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні”:

1.Ввести у дію Положення про службові відрядження працівників виконавчого комітету Коростенської міської ради, затверджене розпорядженням міського голови від 03 липня 2023 р. № 262, з 03 липня 2023 року.

2.Контроль за відшкодуванням витрат на відрядження покласти на заступника начальника відділу бухгалтерського обліку – заступника головного бухгалтера Дубравську Олену Миколаївну.

3.Контроль за документальним оформленням відрядження покласти на начальника режимно-секретної та кадрової служби Іванову Раїсу Анатоліївну.

4.Контроль за виконанням розпорядження залишаю за собою.

Володимир МОСКАЛЕНКО

Заступник міського голови

Олександр ЯСИНЕЦЬКИЙ

Начальник відділу бухгалтерського обліку

-головний бухгалтер

Наталія КАРБОВСЬКА

Начальник режимно-секретної

та кадрової служби

Раїса ІВАНОВА

Начальник юридичного відділу

Тетяна КАМІНСЬКА

ЗАТВЕРДЖЕНО

Міський голова

Володимир МОСКАЛЕНКО

розпорядження міського голови

від 03 липня 2023 р. № 262

Положення про службові відрядження працівників

виконавчого комітету Коростенської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Положення про службові відрядження працівників виконавчого комітету Коростенської міської ради розроблено відповідно до статті 121 Кодексу законів про працю України (КЗпП), постанови Кабінету міністрів України “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів” від 02 лютого 2011 р. № 98, Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59, Податкового кодексу України (ПК), наказу Міністерства фінансів України «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28 вересня 2015 р. №841, Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29 грудня 2017 р. № 148.

1.2. Службовим відрядженням вважають поїздку працівника за розпорядженням міського голови виконавчого комітету Коростенської міської ради на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю виконавчого комітету Коростенської міської ради).

1.3. Документами, що підтверджують зв’язок відрядження з основною діяльністю виконавчого комітету Коростенської міської ради, Коростенської міської ради, є, зокрема, але не винятково:

-запрошення сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю коростенської міської ради, виконавчого комітету Коростенської міської ради, що направляє у відрядження;

-укладений договір чи контракт;

-інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання сторін встановити цивільно-правові відносини;

-документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях, симпозіумах чи інших заходах, які проводять за тематикою, що збігається з діяльністю виконавчого комітету Коростенської міської ради, Коростенської міської ради.

1.4.  Працівників направляють у службове відрядження у межах України і за кордон за розпорядженням міського голови виконавчого комітету Коростенської міської ради з метою виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

1.5. Документами, що підтверджують понесені у відрядженні витрати, є розрахункові документи, передбачені Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06 липня 1995 р. № 265 та ПК.

У разі відрядження за кордон документи, що підтверджують витрати, понесені за кордоном у зв’язку з таким відрядженням, оформлюють за законодавством відповідної держави.

2. Порядок направлення працівників у відрядження

2.1.У разі направлення працівника у відрядження оформляють розпорядження міського голови, у якому зазначають:

– пункт призначення;

– найменування підприємства, куди направляють працівника;

– мету і строк відрядження;

–  порядок відшкодування витрат, пов’язаних з відрядженням.

2.2.  Розпорядження міського голови про відрядження готує режимно – секретна та кадрова служба.

2.3.Копію розпорядження міського голови режимно – секретна та кадрова служба передає до відділу бухгалтерського обліку виконавчого комітету Коростенської міської ради. Працівника ознайомлюють із розпорядженням міського голови перед відрядженням.

2.4.Днем вибуття у відрядження вважають день відправлення поїзда, літака, автобуса чи іншого транспортного засобу з місця постійної роботи працівника, а днем прибуття – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого.

Якщо транспортний засіб відправляють до 24:00 включно, днем вибуття у відрядження вважають поточну добу, а з 00:00 і пізніше – наступну добу. Аналогічно визначають день прибуття відрядженого до місця постійної роботи.

Якщо дата на транспортному квитку не збігається з датою прибуття працівника з відрядження, яку зазначили у розпорядженні міського голови про відрядження, з дозволу міського голови враховують затримку у відрядженні на вихідні, святкові чи неробочі дні. Розбіжність у датах погоджують індивідуально.

2.5.На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу підприємства, на яке його відрядили.

Працівника можна направити у відрядження для роботи у вихідні, святкові та   неробочі дні у випадках та з дотриманням порядку, що передбачають статті 71, 73 КЗпП, Роботу у ці дні компенсують за нормами пункту 6.6 цього Положення.

2.6.За час затримки у відрядженні без поважних причин працівникові не виплачують зарплату, не відшкодовують добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення тощо.

2.7. У разі затримки у відрядженні без поважних причин на вихідні, святкові або неробочі дні працівникові не відшкодовують добові витрати, витрати на наймання житлового приміщення та інші витрати (крім витрат на проїзд від місця відрядження до місця постійної роботи).

2.8. У разі виробничої потреби чи з інших поважних причин, у т. ч. тимчасової непрацездатності працівника, рішення про відрядження можна скасувати, працівника відкликати з відрядження, строк відрядження подовжити чи скоротити.

Рішення скасувати відрядження, відкликати працівника з відрядження або подовжити строк відрядження оформляють відповідним розпорядженням міського голови виконавчого комітету Коростенської міської ради.

3. Порядок отримання коштів на відрядження

3.1. Працівника, якого направляють у відрядження, забезпечують авансом – коштами на поточні витрати у відрядженні, згідно окремого розпорядження міського голови виконавчого комітету Коростенської міської ради.

3.2. Суму авансу розраховують на основі вартості проїзду, наймання житлового приміщення і норм добових витрат.

3.3. Щоб забезпечити працівника авансом на відрядження, до відділу бухгалтерського обліку виконавчого комітету Коростенської міської ради обов’язково подають плановий кошторис витрат на відрядження. Кошторис готує підрозділ, який направляє працівника у відрядження. Кошторис узгоджує начальник відділу – головний бухгалтер, затверджує – міський голова виконавчого комітету Коростенської міської ради.

3.4. Аванс на відрядження видають працівникові готівкою або переказують на його особисту банківську платіжну картку.

3.5. У разі поїздки Україною аванс видають чи переказують на картковий рахунок у гривні, а за кордон – у національній валюті держави, до якої направляють працівника, або у вільно конвертованій валюті.

3.6. Якщо працівник отримав аванс і не виїхав у відрядження з об’єктивних причин, протягом трьох банківських днів із дня, коли міський голова виконавчого комітету Коростенської міської ради ухвалив рішення про скасування поїздки, він повинен повернути до каси або на розрахунковий рахунок виконавчого комітету Коростенської міської ради гроші, які йому видали чи переказали.

4. Витрати на відрядження

4.1. Відрядженим працівникам за наявності підтвердних документів відшкодовують витрати:

-на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті);

-оплату вартості проживання в готелях чи мотелях, наймання інших житлових приміщень.

Зазначені витрати відшкодовують за наявності документів, які засвідчують вартість витрат: транспортних квитків, транспортних рахунків, електронних квитків за наявності посадкового талона і документа про сплату за всіма видами транспорту, у т. ч. чартерні рейси, рахунків готелів, мотелів або від інших осіб, які надають послуги з розміщення і проживання фізичної особи, тощо.

4.2. Витрати на проїзд на таксі, у м’якому вагоні (СВ) та переліт за квитками першого та бізнес-класу відшкодовують відрядженому з дозволу міського голови виконавчого комітету Коростенської міської ради.

4.3. Решту витрат можна відшкодовувати на підставі доповідної записки відрядженого працівника та з дозволу міського голови виконавчого комітету Коростенської міської ради. Доповідну записку має погодити керівник структурного підрозділу працівника. Дозвіл на відшкодування міський голова виконавчого комітету Коростенської міської ради підтверджує відповідним написом на доповідній записці працівника, після чого режимно – секретна та кадрова служба готує відповідне розпорядження міського голови, копія якого передається до відділу бухгалтерського обліку.

4.4. Добові виплачують за кожну добу відрядження, у т. ч. день вибуття та прибуття з відрядження.

4.5.  Суму добових визначають в разі відрядження:

– у межах України та країн, на територію яких громадянам України дозволено в’їжджати без візи (дозволу на в’їзд), – за постановою Кабінету міністрів України “Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються -у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів” від 02 лютого 2011 р. №98;

– до країн, для в’їзду на територію яких громадянам України потрібна віза (дозвіл на в’їзд), – за розпорядженням міського голови про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні. Це можуть бути позначки прикордонних служб про перетин кордону, проїзні документи, рахунки на проживання чи будь-які інші документи, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.

За відсутності підтвердних документів суму добових включають до оподатковуваного доходу працівника.

4.6. Якщо за законами країни відрядження або країн, територією яких рухаються транзитом до країни відрядження, відряджений мусить оформити страхування життя (здоров’я) або страхування цивільної відповідальності (за використання транспортних засобів), витрати на страхування не включають до оподатковуваного доходу платника податку.

4.7. За запитом представника органу контролю роботодавець/сторона, що відряджає, забезпечує за власний рахунок переклад підтвердних документів, які видали іноземною мовою.

4.8. Витрати на відрядження, не підтверджені оригіналами відповідних документів (крім добових витрат), працівникові можуть компенсувати з дозволу міського голови виконавчого комітету Коростенської міської ради після утримання ПДФО та військового збору.

5. Звітність за відрядженням

5.1. Після повернення з відрядження працівник протягом 5 робочих днів з дня повернення з відрядження подає Звіт про використання коштів, виданих на відрядження (далі – авансовий звіт), за формою та в порядку, що передбачає наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження форми Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» від 28 вересня 2015 р. № 841.

5.2. До авансового звіту працівник долучає:

-посвідчення про відрядження, згідно додатку 1.

-оригінали квитків на проїзд та інших проїзних документів, тощо;

-оригінали рахунків (квитанцій) на наймання житлового приміщення, фіскальних чеків РРО або квитанцій до прибуткового касового ордера;

-документи про отримання готівки з поточного рахунку (чек банкомата, копія видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанція торговельного терміналу тощо) разом із невитрачепою рештою готівки;

-у разі відрядження за кордон до країн, з якими встановлено візовий режим, – ксерокопії сторінок закордонного паспорта з прізвищем відрядженого працівника, позначками про перетин кордону і візою країни відрядження;

– інші документи, що підтверджують витрати у відрядженні.

6. Гарантії та компенсації під час службових відряджень

6.1. Відповідно до статті 121 КЗпП працівник має право на відшкодування витрат й отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовим відрядженням.

6.2. Працівникам, яких направляють у відрядження, виплачують добові за час перебування у відрядженні, відшкодовують вартість проїзду до місця призначення і назад і витрати на наймання житлового приміщення в порядку, передбаченому цим Положенням.

6.3. За відрядженим працівником протягом усього часу відрядження зберігають місце роботи (посаду).

6.4. Працю відрядженого оплачують згідно з колективним договором за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи. Розмір оплати його праці не може бути нижчим за середній заробіток.

6.5. Зарплату перераховують на особисту банківську платіжну картку працівника.

6.6. Працівник може бути відряджений для роботи у вихідні, святкові або неробочі дні лише у випадках, передбачених статтями 71, 73 КЗпП. Роботу у ці дні оплачують у подвійному розмірі або за бажанням працівника надають йому інші дні відпочинку.

6.7.Якщо день відбуття у відрядження чи прибуття із відрядження припадає на вихідний, працівник}’ падають інший день відпочинку у строки, узгоджені з керівником його підрозділу.

6.8. Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття із відрядження узгоджують з керівником його підрозділу.

6.9.  У разі тимчасової непрацездатності, що настала у відрядженні, працівникові на загальних підставах відшкодовують:

-витрати на наймання житлового приміщення, крім випадків, коли відряджений перебуває на стаціонарному лікуванні;

– добові протягом усього часу, поки за станом здоров’я працівник не може приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця постійного проживання, але не більше ніж за два місяці.

6.10. Тимчасову непрацездатність, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання працівник має засвідчити листком непрацездатності або довідкою, що видають за місцем тимчасового перебування.

6.11. За період хвороби відрядженому виплачують допомогу з тимчасової непрацездатності на загальних підставах.

7. Прикінцеві положення

7.1. За невиконання чи порушення вимог цього Положення винних осіб притягують до відповідальності у порядку, передбаченому законом.

Заступник міського голови                                         Олександр ЯСИНЕЦЬКИЙ