Положення про архівний відділ виконавчого комітету Коростенської міської ради

ПОЛОЖЕННЯ

 про архівний відділ виконавчого комітету Коростенської міської ради

1.Архівний відділ виконавчого комітету Коростенської міської ради (в подальшому – відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради, утворюється за поданням міського голови міською радою. підзвітний і підконтрольний міської раді та її виконавчому комітету, підпорядкований виконавчому комітету, міському голові та керуючому справами виконкому міської ради, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний відповідно державному архіву області, Державній архівній службі України (далі – Держархівслужби України).

2.Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, а також нормативно-правовими актами Верховної Ради прийнятими у межах їхньої компетенції, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, а також Положенням про архівний відділ виконавчого комітету міської ради.

У здійсненні повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, державного архіву області.

3.Основними завданнями відділу є:

3.1. Реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснення управління архівною справою і діловодством на території Коростенської міської територіальної громади;

3.2. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи;

3.3. Забезпечення поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформацій;

3.4.Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами;

3.5.Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

3.6.Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

4.1.Організовує виконання Конституції законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, наказів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та здійснює контроль за їх реалізацією;

4.2.Забезпечу є в межах своїх повноважень захист справ і законних інтересів фізичних та юридичних осіб.

4.3. Надає адміністративні послуги.

4.4. Здійснює контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень.

4.5. Аналізує стан та тенденції соціально-економічного і культурного розвитку у відповідній галузі у межах відповідної адміністративно-територіальної одиниці та вживає заходи до усунення недоліків.

4.6.   Бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку адміністративно-територіальної одиниці.

4.7.Розробляє проекти рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, у визначених законах випадках – проекти нормативно-правових актів з питань реалізації галузевих повноважень.¹

4.8.Бере участь у підготовці звітів міського голови для їх розгляду на сесії міської ради.

4.9.Готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання міському голові.

4.10.Забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції.

4.11.Розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян.

4.12.Опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів відповідних місцевих рад.

4.13.Забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядникам якої він є.

4.14.Постійно інформує населення про стан здійснення визначених

законом повноважень.

4.15.Контролює структурні підрозділи виконкому міської ради та надає методичну допомогу з питань здійснення наданих їм законом повноважень органів виконавчої влади.

4.16.3дійснує повноваження, делеговані органами місцевого самоврядування.

4.17.Забезпечує у межах своїх повноважень виконання завдань мобілізаційної підготовки, цивільного захисту населення, дотримання вимог законодавства з охорони праці, пожежної безпеки.

4.18.Організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів.

4.19.Забезпечує у межах своїх повноважень реалізацію державної політики стосовно захисту інформації з обмеженим доступом.

4.20. 3абезпечує захист персональних даних.

4.21.Здійснює передбачені законом галузеві повноваження.

4.22.Надає консультативну – методичну допомогу трудових архівів.

4.23.Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи державному архіву області.

4.24.Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.

4.25.Видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує доручення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.

4.26. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

4.27.Здійснює інші передбачені законом повноваження.

5.Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:

5.1.Отримувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів виконавчого комітету Коростенської міської ради, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

5.2.Залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою).

5.3.Вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи виконавчого комітету міської ради у відповідній галузі.

5.4. Користуватись в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, та іншими технічними засобами.

5.5.Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форм власності, об’єднань громадян,  громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установ.

5.6.Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.

5.7.Скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до їх компетенції.

6.Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, територіальними органами, інших центральних органів виконавчої влади, а також підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для впровадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього завдань та здійснення запланованих заходів.

7.Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою згідно із законодавством про службу в органах місцевого самоврядування.

7.1.Начальник архівного відділу може мати заступника, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою.

8.Начальник відділу :

8.1.Здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє належних умов праці у відділі.

8.2.Розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання.

8.3.Вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні.

8.4.Подає на затвердження виконавчому комітету міської ради положення про відділ.

8.5.Визначає завдання і розподіляє функціональні обов’язки працівників відділу.

8.6.Планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи виконавчого комітету міської ради.

8.7.Вживає заходів до удосконалення організації та підвищення ефективності роботи відділу.

8.8.Звітує перед міським головою про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів робот.

8.9.Вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях виконавчого комітету міської ради, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень.

8.10.Може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування.

8.11.Представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, іншими центральними органами виконавчої влади, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва виконавчого комітету міської ради.

8.12.Проводить особистий прийом громадян з питань, що належить до повноважень відділу.

8.13.Забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни.

8.14.Здійснює інші повноваження визначені законом.

9.Відділ утримується за рахунок коштів міського бюджету.

10.Граничну чисельність працівників відділу та порядок фінансування діяльності і утримання відділу затверджує міська рада.

Керуючий справами виконкому                                           Андрій ОХРІМЧУК