Посадова інструкція головного спеціаліста архівного відділу виконавчого комітету Коростенської міської ради

                                                               ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                               Міський  голова 

                Володимир МОСКАЛЕНКО

                                                              “______” _________________2021 року

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ

головного спеціаліста архівного відділу виконавчого комітету

 Коростенської міської ради

1.Зальні положення

1.1. Головний спеціаліст архівного відділу призначається на посаду та звільняється з неї міським головою.

1.2. Він, безпосередньо, підпорядковується начальнику архівного відділу та виконує всі його накази та розпорядження.

1.3. У своїй діяльності керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та положенням про архівний відділ, які стосуються виконання його обов’язків, даною посадовою інструкцією.

1.4. В разі  відсутності начальника архівного відділу його обов’язки виконує головний спеціаліст відділу.

1.5. Повна вища освіта відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста. Стаж роботи за фахом у державній службі чи службі в органах місцевого самоврядування на посаді головного спеціаліста не менше 1 року або стаж роботи за фахом в інших сферах управління не менше 3 років. Вільне володіння державною мовою.

2. Завдання та обов’язки

2.1. Головний спеціаліст архівного відділу здійснює приймання, зберігання, науково-технічне опрацювання документів, що не належать до Національного архівного фонду, здійснює контроль за організацією діловодства та станом зберігання документів з кадрових питань (особового складу), тимчасового зберігання на підприємствах, установах та організаціях місцевого значення.

2.2. Головний спеціаліст надає консультативно-методичну допомогу підприємствам та установам міста в організації діловодства та зберіганні документів, що не належать до Національного архівного фонду.

2.3. Знати і виконувати при здійсненні діяльності чинне законодавство України.

2.4.Приймає від ліквідованих підприємств, установ та організацій документ5 з кадрових питань (особового складу).

2.5.Проводить опрацювання документів (підшивання, оправлення, ремонт, складання історичних довідок), що знаходяться  на зберіганні в архівному відділі, створює необхідний довідковий апарат до них згідно з Правилами роботи архівних установ України.

2.6. Надає методичну допомогу підприємствам, установам та організаціям,  в діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду незалежно від форми власності, з метою дотриманням законодавства відповідно до «Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях».

2.7.  Приймає виборчу документацію на тимчасове зберігання.

2.8. У встановленому законодавством порядку видає фізичним та юридичним особам архівні довідки соціально-правового характеру.

2.9. Переміщує справи всередині архівосховища, видає документи із архівосховища в тимчасове користування громадянам (читальний зал).

2.10. Проводить знепилення документів та стелажів.

2.11. Створює електронну  базу документів, які знаходяться на зберіганні в архівному відділі.

2.12. Виконує інші доручення та завдання начальника відділу якщо вони не суперечать чинному законодавству України .

3. Права

Головний спеціаліст має право:

3.1. Одержувати від підприємств, установ і організацій Коростенської територіальної громади або ліквідаційних комісій (ліквідаторів)  архівні документи згідно з номенклатурою  справ для наступного зберігання в архівному відділі;

3.2. Одержувати від підприємств, установ та організацій Коростенської територіальної громади  –  джерел комплектування або ліквідаційних комісій (ліквідаторів) відомості, необхідні для роботи;

3.3. Надавати рекомендації підприємствам, установам або організаціям Коростенської територіальної громади – джерелам комплектування або ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції архівного відділу;

3.4. Брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них описів справ тимчасового зберігання, документів з кадрових питань (особового складу) підприємств, установ і організацій  Коростенської територіальної громади –  джерел комплектування архівного відділу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;

3.5. Брати участь у нарадах, які проводить орган місцевого самоврядування, ліквідаційна комісія (ліквідатор), Державний архів області, архівний відділ , в разі розгляду на них питань роботи з документами.

4. Відповідальність.

Відповідає:

– за прийом документів з кадрових питань (особового складу) ліквідованих підприємств, установ, організації Коростенської міської територіальної громади;

– за правильність виконання архівних довідок по трудовому стажу та нарахування заробітної плати громадянам;

– за об’єктивне надання інформації своєму керівництву з питань покладених на нього обов’язків;

– за дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку і трудової дисципліни.

– за нерозголошення конфіденційної інформації.

5. Взаємовідносини

5.1 Головний спеціаліст  архівного відділу співпрацює з посадовими особами інших органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій Коростенської міської територіальної громади.

З  інструкцією ознайомлений :

“______” _________________2021 року                                              Валентина ВИГІВСЬКА

Інструкцію  отримав :

“______” _________________2021 року                                                Валентина ВИГІВСЬКА