Посадова інструкція головного спеціаліста відділу реєстрації місця проживання виконавчого комітету Коростенської міської ради

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міський  голова

                        ___________В.В.Москаленко

 “  ______” __________  2020р.

Посадова інструкція

головного спеціаліста  відділу реєстрації місця проживання

виконавчого комітету Коростенської міської ради

1. Загальні положення.

1.1. Головний спеціаліст відділу реєстрації місця проживання  підпорядковується начальнику відділу, керуючому справами виконавчого комітету Коростенської міської ради, міському голові  .

1.2.  Головний спеціаліст  відділу реєстрації місця проживання  є посадовою особою виконавчого комітету Коростенської міської ради, що призначається на посад у та звільняється  з посади міським головою.

1.3. Головний спеціаліст відділу реєстрації місця проживання в своїй діяльності керується Конституцією України, Законом України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання  в Україні», Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру», Законом України «Про місцеве самоврядування», «Про державну службу», «Про корупцію», «Про захист персональних даних», «Про звернення громадян», розпорядженнями міського голови, рішеннями виконавчого комітету міської ради, а також положенням про відділ, даною посадовою інструкцією, а також іншим чинним законодавством України.

1.4. На посаду головного спеціаліста відділу призначається особа, яка має вищу освіту а також стаж роботи за фахом в органах місцевого самоврядування, на посадах державної служби або досвід роботи на посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше 1 року.

1.5. Головний спеціаліст відділу повинен вміти працювати на комп’ютері та знати програмні засоби, знати законодавство з питань охорони праці, правил ділової етики, правил техніки безпеки, пожежної безпеки та гігієни.

1.6. На час відсутності головного спеціаліста відділу реєстрації місця проживання виконавчого комітету Коростенської міської ради у зв’язку з відпусткою, хворобою та інших поважних причин, його обов’язки виконує головний спеціаліст відділу або начальник відділу.

2. Завдання та обов’язки.

Головний спеціаліст відділу реєстрації місця проживання виконавчого комітету Коростенської міської ради для здійснення повноважень та виконання покладених завдань:

2.1.  веде реєстр територіальної громади, здійснює його поновлення, реєстрацію, зняття з реєстрації місця проживання/перебування   осіб на території відповідної  адміністративно-територіальної одиниці;

2.2. здійснює обмін відомостями між реєстрами різних територіальних громад для реєстрації та зняття з реєстрації місця проживання особи  у разі її  вибуття з однієї адміністративно-територіальної одиниці та прибуття до іншої адміністративно-територіальної одиниці;

2.3.  перевіряє належність документа, до якого вносяться  відомості про місця проживання особі, що його подала, його дійсність, правильність  заповнення заяви про реєстрацію місця проживання/перебування (про зняття з реєстрації місця проживання) та  наявність документів, необхідних для цього;

2.4.  в день звернення особи або її представника чи в день отримання  документів від центру надання адміністративних послуг або представника спеціалізованої соціальної установи, закладу соціального обслуговування та соціального захисту, посадової особи виконавців послуг з управління (утримання) багатоквартирного будинку (гуртожитку), об’єднання співвласників багатоквартирного будинку, органів державної реєстрації актів цивільного стану або даних  від органу  соціального захисту населення,  приймає рішення про реєстрацію (про зняття з реєстрації) або про відмову у реєстрації (знятті з реєстрації) місця проживання;

2.5. вносить відомості про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання до паспорта громадянина України:

у вигляді книжечки (зразка 1993 року) – шляхом проставлення в них штампа реєстрації місця проживання особи (далі – штамп реєстрації місця проживання), додаток 1, або штампа зняття з реєстрації місця проживання (далі – штамп зняття з реєстрації місця проживання),  додаток 2;

у формі картки (зразка 2015 року) – шляхом внесення інформації до безконтактного електронного носія, який імплантовано у такий паспорт (у разі наявності робочих станцій та підключення органу реєстрації до Єдиного державного демографічного реєстру (далі – Реєстр). У разі не підключення органу реєстрації до Реєстру особі видається довідка про реєстрацію або зняття з реєстрації місця проживання, а внесення інформації до безконтактного електронного носія здійснюється територіальним підрозділом ДМС на підставі такої довідки.

2.6.  формує і вносить дані про реєстрацію (зняття з реєстрації) місця проживання особи до реєстру територіальної громади відповідно до затвердженого Порядку;

2.7. формує інформацію про реєстрацію (зняття з реєстрації) місця проживання/перебування особи для її передачі до Єдиного державного демографічного реєстру. До підключення до Єдиного державного демографічного реєстру, інформація передається протягом семи  календарних днів до територіального підрозділу ДМС в паперовому та електронному вигляді за встановленими формами;

2.8 оформлює і видає довідку  про реєстрацію місця проживання/перебування дітям до 16 років та громадянам, які мають паспорт громадянина України у формі картки, за встановленою формою;

2.9. оформлює і видає довідку про зняття з реєстрації місця проживання,  встановленої форми,  дітям, які не досягли 16 років, та громадянам, які мають паспорт громадянина України у формі картки, а також вилучає раніше видану довідку про реєстрацію місця проживання для подальшого знищення;

2.10.  надсилає повідомлення (залежно від форми ведення реєстрів – в письмовій або електронній формі) про зняття з реєстрації місця проживання особи за встановленою формою,  у разі здійснення реєстрації місця проживання  одночасно із зняттям з реєстрації попереднього місця проживання в іншій адміністративно-територіальній одиниці. Повідомлення надсилається до органу реєстрації, на території обслуговування  якого було зареєстроване  попереднє місце проживання особи;

2.11.  готує доповідну про скасування реєстрації місця проживання/перебування  особи або зняття з реєстрації місця проживання в разі її проведення з порушенням вимог законодавства;

2.12.  у разі прийняття рішення про зміну нумерації будинків, перейменування вулиць (провулків), зміни у адміністративно-територіальному устрої на підставі відповідних актів вносить зміни до  реєстру територіальної громади, із збереженням попередніх даних, із подальшим внесенням цієї інформації до Єдиного державного демографічного реєстру;

2.13  надає визначені законодавством відомості до Державного реєстру виборців, про громадян України, які належать до відповідної адміністративно-територіальної одиниці;

2.14.  до створення реєстру територіальної громади, картотеки з питань реєстрації осіб, які передані ДМС, житлово-експлуатаційними організаціями, що забезпечували ведення картотек, підтримує в актуальному стані за карткою реєстрації особи та адресною карткою особи за відповідними формами;

2.15. надає інформацію про місце проживання осіб та інших персональних даних виключно у випадках, передбачених законами України та з дотриманням вимог Закону України « Про захист персональних даних»;

2.16. надає вичерпну консультативну допомогу особам, що звертаються з питань реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання;

2.16.   здійснює  облік та реєстрацію наданих послуг відповідно до затверджених форм звітності;

2.17. здійснює повноваження адміністратора Центру надання адміністративних послуг в межах завдань і повноважень покладених на відділ реєстрації місця проживання;

2.18.  дотримується  правил внутрішнього  трудового розпорядку;

2.19.   виконує доручення начальника відділу;

2.20.  здійснює інші функції відповідно до законодавства, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

3. Права

Головний спеціаліст відділу реєстрації місця проживання виконавчого комітету Коростенської міської ради для здійснення повноважень та виконання покладених завдань має право:

3.1.  отримувати в установленому порядку від громадян, органів виконавчої влади, органів  місцевого самоврядування, закладів, установ, організацій інформацію, необхідну для ведення реєстру територіальної громади;

3.2.   вносити пропозиції начальнику відділу з питань, які пов’язані з покращенням роботи відділу;

3.3.   брати участь у нарадах та засіданнях;

3.4.  брати участь у розгляді питань і прийнятті рішень у межах своїх повноважень;

3.5.    готувати інформаційні матеріали;

3.6.   отримувати необхідну для виконання  своїх завдань та функцій інформацію від відповідних установ, організацій, підприємств, підрозділів міськвиконкому;

3.7.   представляти інтереси відділу  в установах, організаціях, що належать до його компетенції.

4. Відповідальність

4.1. Головний спеціаліст  відділу реєстрації місця проживання несе кримінальну, адміністративну та іншу юридичну відповідальність за зловживання доступом або за несанкціонований доступ до територіального реєстру, порушення правил захисту персональних даних та програмного забезпечення реєстру, за неправомірне використання та поширення  персональних даних.

4.2. Головний спеціаліст відділу  несе відповідальність за несвоєчасне і неякісне  виконання посадових завдань і обов’язків, покладених на нього в межах і порядку, встановлених чинним законодавством, положенням про відділ та посадовою інструкцією.

4.3  Головний спеціаліст відділу  несе відповідальність за порушення норм етики поведінки посадової особи місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

5. Взаємовідносини (зв’язки) за посадою

5.1 Головний спеціаліст відділу реєстрації місця проживання виконавчого комітету Коростенської міської ради під час виконання покладених на нього завдань взаємодіє з відповідними органами виконавчої влади, іншими державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями.

5.2 Проекти документів, відповідей та розпоряджень  погоджує з начальником відділу, керуючим справами виконавчого комітету, заступником міського голови  який  відповідає за  роботу відділу.

З  інструкцією ознайомлений:

“_____”  __________ 2020 р.                                                     Г.М. Чикалова

Інструкцію  отримав:

“_____”  __________ 2020 р.                                                      Г.М. Чикалова