Посадова інструкція головного спеціаліста загального відділу виконавчого комітету Коростенської міської ради

Посадова інструкція

головного спеціаліста загального відділу

виконавчого комітету Коростенської міської ради

Загальні положення.

Головний спеціаліст в своїй роботі керується: вказівками міського голови; начальника загального відділу; інструкцією по діловодству; розпорядженнями міського голови про розподіл обов’язків між заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради; даною посадовою інструкцією. Головний спеціаліст  повинен знати:

Конституцію, Закони України, Укази Президента, постанови Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, розпорядження голови облдержадміністрації, питання які входять до компетенції загального відділу та сприяти їх реалізації.

Знати і неухильно додержуватись вимог “Інструкції по діловодству”, Законів України “Про звернення громадян”,” Про доступ до публічної інформації”, “Положення про відділ”, “Положення про організацію контролю”, “Правил внутрішнього розпорядку”, “Посадової інструкції”, регламенту роботи виконавчого комітету міської ради.

Головний спеціаліст загального відділу повинен мати вищу освіту, при прийомі на посаду мати стаж роботи за спеціальністю не менше 3-х років, знати основи роботи з комп’ютерною технікою, програмним забезпеченням.

Систематично підвищувати свої професійні знання шляхом глибокого вивчення інструкції по діловодству та інших документів, що відносяться до компетенції відділу.

Завдання, обов’язки.

Основним завданням головного спеціаліста загального відділу, є технічне забезпечення роботи міського голови, організація і контроль за особистим прийомом громадян міським головою.

Головний спеціаліст підпорядкований міському голові, безпосередньо -начальнику загального відділу. Направляє та координує роботу головного спеціаліста – керуючий справами. Приймається та звільняється з посади розпорядженням міського голови.

Якісно і своєчасно виконувати доручення міського голови.

Забезпечувати дотримання встановленого порядку прийому службових осіб та громадян міським головою, вести облік відвідувачів.

Забезпечувати на початку дня робоче місце міського голови всім необхідним для роботи і підтримувати його в належному порядку протягом робочого дня.

Приймати, передавати, реєструвати телеграми і телефонограми, факси, електронну пошту, негайно доповідати про них міському голові, після чого згідно з резолюцією міського голови знайомити під розпис виконавців. Передача службових телеграм та телефонограм проводиться лише з дозволу і за підписом керівництва виконкому.

Під час відсутності міського голови про телефонограми і телефонні повідомлення негайно доповідати заступнику голови згідно розподілу обов’язків.

Вести облік громадян, що були на прийомі у міського голови, картотеку прийому, стежити за суворим дотриманням строків виконання доручень міського голови, направляти відділам, організаціям картки для розгляду заяв і скарг громадян. Своєчасно доповідати начальнику відділу про порушення термінів виконання заяв і скарг громадян, які побували  на особистому   прийомі у міського голови.

Забезпечувати відправку вихідної кореспонденції дотримуючись вимог визначених інструкцією по діловодству, порядком ведення вхідної та вихідної документації.

Працює з документами з грифом «Для службового користування».

Щомісячно готувати довідкові матеріали про вихідну кореспонденцію виконавчого комітету міської ради, про виконання звернень громадян, які побували на особистому прийомі у міського голови.

Щомісячно готувати акт в бухгалтерію виконавчого комітету міської ради про використання поштових знаків.

Не залишати робоче місце без дозволу міського голови, керуючого справами, начальника загального відділу.

Правильно користуватись засобами зв’язку, оберігати їх від пошкодження. Не вести  приватних  розмов по телефону.

Бути уважним і ввічливим до відвідувачів,  надати кваліфіковані  роз’яснення  на їх запитання.

Щомісячно до 3 числа подавати начальнику загального відділу відомості про виконання доручень міського голови по карточках особистого прийому для узагальненої довідки.

Виконувати інші доручення керівництва, якщо вони не перешкоджають виконанню основних обов’язків та не суперечать Закону України “Про державну службу”.

На період відсутності головного спеціаліста загального відділу його обов’язки виконують головний спеціаліст відділу організаційного забезпечення діяльності міської ради, головний спеціаліст фінансового управління виконавчого комітету Коростенської міської ради.

На період відсутності головного спеціаліста з питань контролю за виконанням документів та роботи із зверненнями громадян частково виконує його обов’язки.

Права

Звертатися у встановленому порядку до органів виконавчої влади, громадських  об’єднань, підприємств та організацій різних форм власності для отримання інформації, необхідної для виконання службових обов’язків. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи  .

Взаємовідносини за посадою.

Отримує від органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій, установ незалежно від їх підпорядкування, форми власності, об’єднань громадян, окремих осіб матеріали та інформацію, необхідну для виконання своїх посадових обов’язків. Забезпечує контакти міського голови  з його заступниками та іншими посадовими особами, громадянами.

Керуючий справами виконкому                                         А.В.Охрімчук