Посадова інструкція начальника архівного відділу виконавчого комітету Коростенської міської ради

                                                               ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                               Міський  голова 

                Володимир МОСКАЛЕНКО

                                                              “______” _________________2021 року

ПОСАДОВА ІНСТРУКЦІЯ
начальника архівного відділу виконавчого
комітету Коростенської міської ради

1. Зальні положення

1.1. Начальник архівного відділу виконавчого комітету міської ради (далі – начальник відділу) забезпечує діяльність відділу відповідно вимог чинного законодавства.

1.2. У своїй діяльності керується:

Конституцією і Законами України „Про місцеве самоврядування в Україні”, „Про службу в органах місцевого самоврядування в Україні”, Постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями, розпорядженнями голови облдержадміністрації та міського голови, які стосуються питань з архівної справи, даною посадовою інструкцією, Положення про архівний відділ та іншими нормативними актами. З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується наказами, правилами, інструкціями і рекомендаціями Державної архівної служби України.

1.3. Начальник архівного відділу виконавчого комітету Коростенської міської ради призначається та звільняється з посади розпорядженням міського голови, на конкурсній основі, підпорядковується міському голові та його заступників, керуючому справами виконкому.

1.4. В разі його відсутності обов’язки начальника відділу виконує головний спеціаліст відділу за розпорядженням міського голови.

1.5. Кваліфікаційні вимоги повинен мати :

повну вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра або спеціаліста;

стаж роботи на службі в органах місцевого самоврядування, за фахом на державній службі або досвід роботи на керівних посадах підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності не менше 2 років;

вільне володіння державною мовою.

2. Завдання та обов’язки

2.1. Начальник архівного відділу в процесі покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, підприємствами, установами і організаціями усіх форм власності, об’єднаннями громадян.

2.2. Здійснює керівництво діяльності відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

2.3. Забезпечує облік, зберігання і використання архівних документів з різними видами носіїв інформації, що нагромадилися під час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій а також документів, переданих в установленому порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності і об’єднаннями громадян.

2.4. Контролює разом зі службою діловодства стану зберігання та правильність оформлення документів.

2.5. Бере участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ.

2.6. Подає на державну реєстрацію документи Національного архівного фонду, веде їх облік та подає відомості про їх кількість за встановленою формою, подає річний звіт не пізніше 15 січня року наступного за звітним.

2.7. Проводить попередню експертизу цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складає та подає на розгляд експертної комісії описи документів Національного архівного фонду та акти про вилучення для знищення документів, які не віднесені до складу Національного архівного фонду.

2.8. Організовує в установленому Державної архівної служби України порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам.

2.9. Готує і передає документи Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи / обласного державного архіву/.

2.10. Бере участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організацій, які відповідають за роботу з документами.

2.11. Звітується щомісяця про проведену роботу перед міським головою.

2.12. Готує та подає інформацію про роботу відділу розміщення на міському інформаційному порталі.

3. Права

Начальник відділу має право:

3.1. Вимагати від структурних підрозділів організацій передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством.

3.2. Повертати      на     доопрацювання     документи,     оформлених    з

порушенням встановлених вимог.

3.3. Давати рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного відділу.

3.4. Інформувати керівництво виконавчого комітету Коростенської міської ради про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення.

3.5. Брати участь у засіданнях виконавчого комітету Коростенської міської ради, нарадах у разі розгляду на них питань роботи з архівними документами.

4. Відповідальність

Начальник відділу відповідає:

4.1. За прийом документів Національного архівного фонду постійного зберігання підприємств, установ, організації Коростенської міської територіальної громади.

4.2. За правильність виконання архівних довідок по трудовому стажу та нарахування заробітної плати громадянам.

4.3. За об’єктивне надання інформації своєму керівництву з питань покладених на нього обов’язків.

4.4. За дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку і трудової дисципліни.

4.5. За нерозголошення конфіденційної інформації.

5. Взаємовідносини

5.1. Начальник відділу, в процесі покладених на нього завдань, взаємодіє з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, а також підприємствами установами та організаціями незалежно від форми