Посадова інструкція начальника режимно-секретної та кадрової  служби виконавчого комітету Коростенської міської ради

ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                     Міський  голова

                                                                     ____  Володимир МОСКАЛЕНКО

                                                                     “____”______________ 2021 р.

Посадова інструкція

начальника  режимно-секретної та кадрової  служби

виконавчого комітету  Коростенської міської ради

1. Загальні положення

1.1 Начальник режимно-секретної та кадрової служби –  є  посадовою  особою  органів місцевого самоврядування. Приймається  та  звільняється  з  посади за  розпорядженням  міського  голови,   на конкурсній основі або за іншою процедурою, передбаченою законодавством,  за погодженням з УСБУ.

На посаду начальника призначається особа, яка має вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста та стаж роботи на державній службі або службі в органах місцевого самоврядування не менше 3 років або стаж роботи на керівних посадах в інших сферах економіки не менше 5 років.

1.2 Начальник режимно-секретної та кадрової служби підпорядковується міському голові, керуючому справами виконкому. Виконує окремі доручення заступників міського голови .

1.3. В своїй роботі керується Конституцію України, Законом України  «Про службу в органах місцевого самоврядування», “Про місцеве самоврядування в Україні”, «Про державну службу»,  “Про боротьбу з корупцією”, «Про запобігання корупції», «Про звернення громадян», «Про інформацію», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних» іншими законами України, Указами Президента України, Постановами Верховної Ради України, постановами Кабінету Міністрів України. Нормативними актами органів виконавчої влади вищого рівня, рішеннями обласної ради, прийнятими в межах її повноважень, розпорядженнями голови облдержадміністрації, актами місцевого самоврядування, “Положенням про кадрову службу”, “Інструкцією по діловодству”,  інших органів виконавчої влади, які прийняті у межах їх повноважень, трудовим  законодавством, регламентом роботи  виконавчого комітету, даною інструкцією.

1.4. На посаду начальника режимно-секретної та кадрової служби призначається особа з вищою   освітою та досвідом роботи  на керівних посадах  не менше 3-х років, вмінням  працювати на комп’ютері та за погодженням зі Управлінням Служби Безпеки України в Житомирській області.

1.5.Начальник режимно-секретної та кадрової служби у частині режимно-секретної роботи керується відповідним законодавством та посадовою інструкцією начальника  режимно-секретної  та кадрової служби.

2.Завдання та обов’язки

2.1. У частині кадрової роботи начальник режимно-секретної та кадрової служби здійснює реалізацію єдиної державної політики з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування. Спільно з керівниками структурних підрозділів виконавчого комітету узагальнює практику роботи з кадрами, вносить керівництву пропозиції щодо її удосконалення. Вивчає, аналізує, узагальнює тенденцію зміни професійно-кваліфікаційної структури посадових осіб місцевого самоврядування, розвиток системи підготовки, перепідготовки та підвищення їх кваліфікації. Розробляє та обґрунтовує пропозиції і плани потреби в кадрах. Забезпечує дотримання режиму роботи виконавчого комітету , застосування законодавчих і нормативних актів з питань кадрової роботи.

2.2. За дорученням міського голови або керуючого справами організовує та оформлює документально проведення службових розслідувань.

2.3. Систематично перевіряє ведення кадрової роботи в структурних підрозділах виконавчого комітету, готує аналітичну інформацію про підсумки перевірок, подає цю інформацію керуючому справами.

2.4. Здійснює методичне керівництво, організацію та проведення конкурсного відбору посадових осіб місцевого самоврядування . Приймає від претендентів на посади відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, готує засідання комісії, оформляє протоколи засідань комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсною відбору. Забезпечує проведення іспитів.

2.5. Розглядає та вносить керуючому справами виконкому пропозиції щодо проведення стажування, координує стажування фахівців з метою поглиблення професійних знань за спеціальними індивідуальними планами. Здійснює контроль за проведенням стажування та своєчасним оформленням висновків про його результати.

2.6. Організовує направлення працівників на курси, підвищення кваліфікації.

2.7. Контролює підготовку документів  про призначення на посади та звільнення з посад працівників виконавчого комітету, оформлення  документів про прийняття Присяги та присвоєння рангів посадовим особам місцевого самоврядування, правильність  внесення  про це відповідних записів до трудових книжок.

2.8. Веде роботу з кадровим резервом виконавчого комітету, за поданням керівників структурних підрозділів складає списки осіб, зарахованих до кадрового резерву. Здійснює організаційно-методичне керівництво та узагальнення практики створення кадрового резерву.

2.9. Здійснює методичне керівництво та розглядає матеріали щодо нагородження державними нагородами, присвоєнням почесних звань України громадянам міста. Готує клопотання до вищестоящих органів про нагородження та присвоєння почесних звань.

2.10. У межах компетенції веде роботу по забезпеченню трудової дисципліни, оформлює документи, пов’язані з застосуванням заходів дисциплінарного впливу, контролює виконання працівниками Правил внутрішнього трудового розпорядку, режиму роботи.

2.11. Здійснює контроль за присвоєнням рангів посадовим особам  місцевого самоврядування.

2.12. Здійснює контроль за обчисленням загального стажу роботи та служби в органах місцевого самоврядування, встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складанням графіка щорічних відпусток.

2.12.Організовує роботи щодо заповнення, обліку, зберігання особових справ та трудових книжок.

2.13. У межах власної компетенції бере участь у розробленні структури та штатного розпису виконавчого комітету, контролює розробку посадових інструкцій, забезпечує їх своєчасну зміну та приведення у відповідність до чинного законодавства, до типових посадових інструкцій та кваліфікаційних вимог, складених Головдержслужбою України.

2.14. Здійснює організаційне забезпечення роботи атестаційної комісії, за документальним оформленням протоколів її засідань, контролює своєчасність проходження атестації працівниками виконавчих органів міської ради.

2.15. Здійснює контроль за  проведенням щорічної оцінки посадових осіб місцевого самоврядування.

2.16. Безпосередньо забезпечує ведення військового обліку військовозобов’язаних та бронювання військовозобов’язаних у виконавчому комітеті  у мирний час і на період мобілізації та воєнного часу

В частині військового обліку керується затвердженою міським головою посадовою інструкцією працівника відповідального за роботу по обліку та бронюванню військовозобов’язаних у  виконавчому  комітеті Коростенської міської ради та нормативно-правовими актами  щодо організації та ведення військового обліку військовозобов’язаних і призовників та бронювання військовозобов’язаних за підприємством на період мобілізації та воєнного часу.

2.17. Надає методичну допомогу з кадрових питань – самостійним управлінням   та відділам виконкому. Проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства про працю і службу в органах місцевого самоврядування, дає роз’яснення з цих питань.

2.18. Безпосередньо по виконавчому комітету міської ради :

– складає плани роботи ;

– здійснює контроль за обчисленням  стажу роботи та стажу служби в органах місцевого самоврядування;

– здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років;

-здійснює контроль за складанням і узгоджує графіки щорічних відпусток працівників, відповідає за виконання Закону України “Про відпустки”;

– здійснює контроль за підготовкою проектів розпоряджень міського голови про надання відпусток та відкликання з   них;

– видає довідки з місця роботи  працівникам;

-здійснює контроль за оформленням листків тимчасової непрацездатності;

– здійснює контроль  за веденням табелю обліку робочого часу працівників;

– здійснює контроль  за підготовкою  розпоряджень по відрядженнях;

– складає щомісячний та річний звіт по кадровій роботі.

2.19.Здійснює контроль за підготовкою матеріалів для здійснення спеціальної перевірки відомостей щодо осіб, які претендують на зайняття посад, пов’язаних із виконанням функцій місцевого самоврядування. Готує довідки про результати спеціальної перевірки.

2.20. Здійснює контроль за підготовкою матеріалів для проведення  перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті 1 Закону України «Про очищення влади». Готує довідки про результати перевірки.

2.21. Готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад керівників комунальних підприємств та укладання з ними контрактів.

2.22. Готує матеріали про призначення на посади та звільнення з посад працівників по трудовим договорам,  громадським  роботам, забезпечує ведення, облік та зберігання їх  трудових книжок.

2.23. Може за дорученням або розпорядженням міського голови тимчасово виконувати інші обов’язки, якщо це не перешкоджатиме виконанню основних, визначених цією інструкцією, обов’язків та не протирічить чинному законодавству.

2.24. Повинен знати правила ділового етикету, законодавство з питань охорони  праці, правила техніки безпеки та пожежної безпеки, гігієни праці.

2.25. Здійснює особистий прийом громадян з питань, що належать до компетенції відділу, вживає заходи щодо своєчасного розгляду їх пропозицій, заяв і скарг.

2.26. Відповідає особисто за належне виконання посадових обов’язків, дотримання в роботі вимог чинного законодавства.

У разі відсутності начальника режимно-секретної та кадрової служби його обов’язки виконує головний спеціаліст режимно-секретної та кадрової служби.

3.Права.

3.1. Начальник режимно-секретної та кадрової служби може представляти виконавчий комітет в інших органах при розгляді питань, що належать   до   його   компетенції.   Залучати   у   встановленому   порядку,   за погодженнями з їх керівниками, окремих фахівців для розробки відповідних документів та виконання завдань, що стосуються служби в органах місцевого самоврядування та його компетенції.

3.2. Запитувати, за згодою свого керівництва, та отримувати від посадових осіб інших структурних підрозділів інформацію, необхідну для виконання службових обов’язків.

3.3. Вносити на розгляд керівництву пропозиції щодо вдосконалення роботи кадрової служби з питань, що стосуються його діяльності.

3.4.  Брати участь у нарадах, зборах, засіданнях у керівництва виконкому з питань, пов’язаних з функціональними обов’язками.

3.5. Перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування у виконавчому комітеті Коростенської міської ради її самостійних управляннях та відділах.

3.6. За дорученням міського голови перевіряти ведення кадрової документації та військового обліку у виконавчих органах міської ради та на комунальних підприємствах.

4.Відповідальність

Начальник режимно-секретної та кадрової служби несе відповідальність за неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов’язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки та обмежень, пов’язаних з прийняттям на  службу  в органах місцевого самоврядування та її проходженням.

5.Взаємовідносини за посадою

Начальник  режимно-секретної та кадрової служби    в процесі своєї діяльності  для виконання своїх повноважень взаємодіє з виконавчими органами міської ради,  з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, підприємствами, установами і організаціями усіх форм власності, об’єднаннями громадян, відповідно до вказаних термінів на документі повинен готувати відповіді та вимагати інформацію необхідну для їх підготовки. Проекти документів, відповідей та розпоряджень повинен погоджувати з  керуючим справами виконкому чи заступником міського голови згідно розподілу обов’язків який відповідає за роботу режимно-секретної та кадрової служби.

З  інструкцією ознайомлений :

“_____”  __________ 20____ р.            _______________              Р.А.Іванова

Інструкцію  отримав :                                    _______________               Р.А.Іванова

“_____”  __________ 20____ р.