Посадова інструкція начальника відділу ведення Державного реєстру виборців

16.11.2021 904

ЗАТВЕРДЖЕНО

Міський голова

_________В.В.Москаленко

________________20__р.

Посадова інструкція

начальника відділу ведення Державного реєстру виборців

Загальні положення

Начальник відділу ведення Державного реєстру виборців є посадовою особою виконкому міської ради, здійснює керівництво діяльності відділу та забезпечує виконання покладених на відділ завдань.

Начальник відділу ведення Державного реєстру виборців безпосередньо підпорядковується керуючому справами міськвиконкому, міському голові.

Начальник відділу призначається і звільняється з посади розпорядженням міського голови.

Начальник відділу в своїй діяльності керується Конституцією України та законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Центральної виборчої комісії, Законом України “Про Державний реєстр виборців”, актами обласної, міської ради, виконавчого комітету міської ради та міського голови, регіонального органу адміністрування Державного реєстру виборців, положенням про відділ, даною посадовою інструкцією, а також іншим чинним законодавством України.

На посаду начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту, як правило, юридичну, за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра та стаж роботи за фахом на державній службі не менш як три роки на посаді не нижчій, ніж посада головного спеціаліста чи має практичний досвід роботи, аналогічної функціям, покладеним на відділ.

Начальник відділу повинен вміти працювати на комп’ютері, знати програмні засоби та законодавство з питань охорони праці, правил ділового етикету, правил техніки безпеки, пожежної безпеки та гігієни.

Начальник відділу розподіляє обов’язки між підпорядкованими йому працівниками, очолює та контролює їх роботу, дає окремі доручення. На період тимчасової відсутності начальника відділу його обов’язки виконує один з працівників відділу, який визначається начальником відділу за погодженням з керуючим справами виконкому.

Завдання та обов’язки

забезпечує виконання на відповідній території Закону України “Про Державний реєстр виборців”, законів України про вибори та референдуми з питань, що стосуються діяльності відділу ведення Реєстру;
здійснює керівництво діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;
розподіляє обов’язки між працівниками відділу;
видає накази у випадках та в порядку, Законом України “Про Державний реєстр виборців”, організовує і контролює їх виконання;
забезпечує в межах своїх повноважень зберігання інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;
вносить у встановленому порядку пропозиції щодо фінансового забезпечення роботи відділу ведення Реєстру;
підписує визначені Законом України “Про Державний реєстр виборців” документи, що скріплюються печаткою відділу;
вносить у встановленому законодавством порядку пропозиції стосовно притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні Закону України “Про Державний реєстр виборців” ;
забезпечує в установленому законом порядку представництво інтересів відділу ведення Реєстру в судах;
забезпечує ведення Реєстру, що передбачає здійснення організаційно-правової підготовки та виконання в режимі записування таких дій: внесення запису про виборця до бази даних Реєстру; внесення змін до персональних даних виборців, що містяться в базі даних Реєстру; знищення запису Реєстру на підставах і у спосіб, що встановлені Законом України “Про Державний реєстр виборців” та рішеннями розпорядника Реєстру, прийнятими згідно із вищевказаним Законом, з використанням візуального та автоматизованого контролю за повнотою та коректністю персональних даних Реєстру;
веде облік усіх дій щодо зміни бази даних Реєстру в порядку та за формою, встановленими розпорядником Реєстру;
забезпечує відповідно до законодавства захист Реєстру під час його ведення, в тому числі дотримання вимог функціонування комплексної системи захисту інформації в автоматизованій інформаційно-телекомунікаційній системі “Державний реєстр виборців”;
визначає на підставі відомостей про виборчу адресу виборця номер виборчого округу, номер виборчої дільниці, дільниці референдуму, до яких відноситься виборець;
в установленому законом порядку розглядає звернення громадян;
проводить у разі потреби перевірки відомостей про особу, зазначених у заяві про включення до Реєстру чи зміну її персональних даних, внесених до Реєстру;
надсилає на виборчу адресу виборця повідомлення про його включення до Реєстру за формою, встановленою розпорядником Реєстру;
надсилає на виборчу адресу виборця повідомлення про внесення змін до його персональних даних, внесених до Реєстру;
надає на письмовий запит виборця, поданий у встановленому Законом України “Про Державний реєстр виборців” порядку, відповідну інформацію з Реєстру;
здійснює періодичне поновлення, а також уточнення персональних даних Реєстру;
забезпечує у разі призначення виборів чи референдумів складання, уточнення та виготовлення списків виборців на виборчих дільницях, дільницях референдуму відповідно до законодавства;
здійснює відповідно до законодавства заходи щодо тимчасової зміни місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси;
виготовляє іменні запрошення виборцям на вибори чи референдуми у випадках, передбачених законодавством;
отримує від дільничних виборчих комісій відомості про зміни, внесені ними до уточнених списків виборців, для опрацювання в установленому Законом України “Про Державний реєстр виборців” порядку;
проводить перевірку звернень політичних партій, розглядає запити виборчих комісій;
надає необхідну інформацію на запит суду стосовно уточнення відомостей про виборця у зв’язку з розглядом адміністративної справи щодо уточнення списку виборців;
надає в установленому законом порядку статистичну інформацію про кількісні характеристики виборчого корпусу на підставі відомостей Реєстру;
проводить перевірку некоректних відомостей Реєстру, виявлених розпорядником Реєстру;
формує подання до Центральної виборчої комісії щодо виборчих дільниць, які існують на постійній основі, за наданими суб’єктами їх внесення відомостями;
здійснює облік виборчих дільниць, які існують на постійній основі;
вносить до Реєстру дані про номери і межі одномандатних, територіальних виборчих округів після отримання від територіальних виборчих комісій рішення про утворення таких округів;
передає до Центральної виборчої комісії зміст рішень та повідомлення виборчих комісій у передбачених законодавством випадках;
здійснює налаштування та супроводження програмного і технічного забезпечення Реєстру;
виконує функції оператора інформаційно-телекомунікаційної системи відділу ведення Державного реєстру виборців;
контролює в установленому порядку знищення електронних документів після закінчення строків їх зберігання;
забезпечує виконання нормативних, методичних та інструктивних документів щодо створення та функціонування комплексної системи захисту інформації Державного реєстру виборців на рівні органу ведення Державного реєстру виборців;
організовує, регулює та контролює своєчасний та якісний розгляд працівниками відділу звернень від виборців, установ, підприємств, організацій відповідно до Закону України “Про Державний реєстр виборців”;
забезпечує виконання покладених на відділ завдань;
вживає заходів щодо вдосконалення співпраці між відділом та суб’єктами подання щомісячних відомостей;
керує розробкою проектів рішень, які стосуються діяльності відділу та виносяться на розгляд виконавчого комітету;
керує розробкою проектів розпоряджень міського голови, які стосуються діяльності відділу;
забезпечує роботу з матеріалами та документами, що надходять до виконавчого комітету Коростенської міської ради та стосуються діяльності відділу;
забезпечує у відділі роботу з ведення діловодства;
здійснює підготовку проектів поточних та перспективних планів роботи;
здійснює особистий прийом громадян з питань, що стосуються діяльності відділу;
проводить аналіз та узагальнення матеріалів про хід виконання нормативно-правових і організаційно-розпорядчих документів;
сприяє налагодженню чіткої взаємодії між відділом, структурними підрозділами та іншими органами виконавчої влади стосовно реалізації завдань, які входять до компетенції відділу;
контролює стан трудової та виконавчої дисципліни у відділі;
виконує інші повноваження передбачені законодавством.

Права

одержувати в установленому порядку від виборців, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, виборчих комісій, комісій референдуму, закладів, установ та організацій, їх посадових осіб інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених завдань;
представляти відділ в роботі сесій міської ради та засідань виконкому та інших колегіальних зборів, які проводяться керівництвом міськвиконкому;
вносити на розгляд пропозиції з питань, які відносяться до компетенції відділу;
проводити наради, семінари з питань, передбачених Законом України “Про Державний реєстр виборців”;
представляти відділ на засіданнях та нарадах з питань, що належать до його компетенції;
вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи відділу.

Відповідальність

Начальник відділу ведення Державного реєстру виборців несе кримінальну, адміністративну та іншу юридичну відповідальність за зловживання доступом або за несанкціонований доступ до Реєстру, порушення правил захисту персональних даних та програмного забезпечення Реєстру, за неправомірне використання та поширення персональних даних Реєстру.

Відповідно до Закону України “Про Державний реєстр виборців” начальник відділу несе відповідальність за:

порушення правил доступу до Реєстру, порядку використання інформації з Реєстру, порядку копіювання бази даних Реєстру чи її частини;
неправомірне або несвоєчасне внесення до бази даних Реєстру персональних даних виборців;
умисне внесення до бази даних Реєстру завідомо неправдивих відомостей про виборця;
обробку даних Реєстру на підставах або у спосіб, що не передбачені Законом України “Про Державний реєстр виборців” та іншимизаконами, рішеннями розпорядника Реєстру, прийнятими відповідно до вищевказаного закону;
знищення записів Реєстру або окремих персональних даних Реєстру на підставах та у спосіб, не передбачених Законом України “Про Державний реєстр виборців”;
невиконання або неналежне виконання своїх службових обов’язків, пов’язаних із забезпеченням повноти, захисту та безпеки персональних даних Реєстру;
умисне порушення захисту Реєстру, умисну передачу відомостей, необхідних для доступу до Реєстру, іншим особам на підставах та у спосіб, що не передбачені Законом України «Про Державний реєстр виборців» та рішеннями розпорядника Реєстру, прийнятими відповідно до вищевказаного Закону;
неякісне або несвоєчасне виконання посадових завдань та обов’язків, бездіяльність або невикористання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмежень, пов’язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.

Взаємовідносини за посадою

Начальник відділу відповідно до вказаних термінів на документі повинен готувати відповіді та вимагати інформацію необхідну для їх підготовки. Проекти документів, відповідей та розпоряджень повинен погоджувати з заступником міського голови згідно розподілу обов’язків який відповідає за роботу відділу.

Розробник	Керуючий справами міськвиконкому	А.В. Охрімчук
Перевірено	Начальник юридичного відділу	Т.А. Камінська
	Начальник режимно-секретної та кадрової служби	Р.А. Іванова