Посадова інструкція начальника загального відділу виконавчого комітету Коростенської міської ради

Посадова інструкція

начальника загального відділу виконавчого комітету Коростенської міської ради

Загальні положення

Начальник загального відділу виконавчого комітету міської ради керує діяльністю відділу і забезпечує виконання покладених на нього завдань.

В своїй  роботі  начальник загального відділу підпорядковується міському голові та  керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

Начальник загального відділу є посадовою особою виконавчого комітету міської ради, що  призначається та звільняється з посади міським  головою.

Начальник загального відділу в своїй діяльності керується Конституцією України,  Указами Президента, постановами   Верховної Ради і Кабінету Міністрів України, Законами України „ Про місцеве самоврядування  в Україні”, „ Про державну службу”,  „ Про Звернення громадян”, „ Про доступ до публічної інформації”, „Про корупцію”, нормативно – правовими актами з питань розгляду звернень громадян, розпорядженнями голови облдержадміністрації, рішеннями міської ради та виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови.

Начальник загального відділу повинен  знати і керуватись в своїй роботі  регламентом роботи  виконавчого комітету міської ради, Положеннями про відділ, про організацію контролю, Правилами внутрішнього розпорядку для працівників  міськвиконкому та його відділів, даною посадовою інструкцією, а також іншим  чинним законодавством.

Начальник загального  відділу  повинен мати вищу освіту, при призначенні на посаду мати стаж роботи в органах виконавчої влади  не менше 3-х років, володіти комп’ютерною технікою, користуватись програмними засобами, знати чинне законодавство з питань діяльності органів самоврядування та органів виконавчої влади, охорони праці,  правил ділового етикету, правил пожежної та техніки безпеки, гігієни праці.

На період відсутності начальника загального відділу його обовʼязки виконує головний спеціаліст з питань контролю за виконанням документів та роботи із зверненнями громадян.

Завдання та обов’язки

Здійснює керівництво роботою відділу у відповідності з покладеними на них завданнями.

Забезпечує чітку організацію діловодства, яку здійснюють працівники відділу, методичне керівництво і контроль за веденням діловодства в управліннях та відділах виконавчого комітету міської ради. За дорученням міського голови проводить перевірки ведення діловодства на підприємствах, в установах та організаціях міста.

Організовує контроль за своєчасним проходженням документів, доведення їх до виконавців, виконання резолюцій міського голови. Забезпечує контроль за  строками виконання документів вищестоящих органів, місцевих організацій, а також інших службових документів, що підлягають контролю, систематично інформує керівництво виконавчого комітету міської ради про хід виконання.

Приймає і реєструє документи з грифом «Для службового користування», що надходять до виконавчого комітету міської ради. Відповідає за розсилку,  формування виконаних документів з грифом «Для службового користування» у справи для зберігання і знищення.

Забезпечує збереження та правильну експлуатацію основних засобів оргтехніки, закріпленої за загальним відділом.

Забезпечує належний розгляд звернень та організацію прийому громадян міським головою, його заступниками, перевірки стану цієї роботи у виконавчому комітеті  міської ради.

Здійснює попередній запис громадян на особистий прийом міського голови.

Відповідає за реєстрацію запитів на отримання публічної інформації, здійснює контроль за їх виконанням та наданням публічної інформації відповідно звернень громадян у встановлені законодавством терміни. Проводить щомісячний моніторинг отримання та виконання запитів на публічну інформацію.

Організовує технічне опрацювання розпоряджень, їх комплектування, обробку  і  розсилку. Веде облік видачі копій рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови та їх витягів.

Забезпечує своєчасну відправку копій протоколів засідань виконавчого комітету міської ради в облдержадміністрацію, прокуратуру міста.

Узагальнює результати перевірок ведення діловодства в організаціях, установах міста, в управліннях та відділах виконавчого комітету міської ради.

Готує проекти рішень з питань роботи відділу на засідання виконавчого комітету міської ради.

Проводить щомісячний моніторинг роботи із зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради.

Щоквартально узагальнює роботу із заявами і скаргами громадян, з документами виконавчому комітеті міської ради.

Готує інформації на облдержадміністрацію з питань роботи відділу.

Проводить роботу по підготовці і передачі  в архів закінчених діловодством справ.

Організовує роботу в приймальній міського голови.

Розробляє і вносить на затвердження посадові інструкції працівників загального відділу.

Щомісячно до 5 числа спільно з спеціалістами відділу, готує інформаційно-аналітичну довідку по виконанню документів, заяв і скарг, які надійшли до виконкому міської ради.

Забезпечує збереження печаток канцелярії та правильність їх використання.

Контролює стан трудової та виконавчої дисципліни у відділі.

Здійснює інші повноваження передбачені законодавством.

Права.

Брати участь у роботі сесії міської ради, засіданнях виконавчого комітету, нарадах. Вносити пропозиції щодо поліпшення якості організації роботи по діловодству,  із зверненнями громадян, роботи відділу.

Знайомитися зі станом діловодства, здійснювати контроль за виконанням нормативних актів  у відділах, управліннях, організаціях та установах  міста та вимагати  від працівників дотримання  інструкцій по роботі з документами , зверненнями громадян. Запитувати від структурних підрозділів відомості, які необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами, зверненнями громадян. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення інструкцій з діловодства, із зверненнями громадян.

З метою організації роботи відділу не дозволяти працівникам відділу виконувати доручення, які відволікатимуть їх від виконання основних обов’язків.

Відповідальність.

Начальник загального відділу виконкому міської ради несе відповідальність за неякісне або несвоєчасне виконання наданих йому прав, порушення норм етики поведінки державного службовця та обмеження пов’язаних з прийняттям на державну службу та її проходженням.

Взаємовідносини  за посадою.

Начальник загального відділу  повинен погоджувати проекти документів, рішень, розпоряджень, відповідей з керуючим  справами виконавчого комітету міської ради та заступниками міського  згідно розподілу обов’язків. Координує роботу загального відділу з іншими відділами та управліннями виконавчого комітету міської ради.

Керуючий справами виконкому                                                                   А.В.Охрімчук