Про затвердження нової редакції Положення про режимно-секретну та кадрову службу виконавчого комітету Коростенської міської ради

У К Р А Ї Н А

Коростенська міська рада Житомирської області

ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

Р І Ш Е Н Н Я

Від 06.09.2023р.  №_448_

Про затвердження нової редакції Положення про режимно-секретну та кадрову службу виконавчого комітету Коростенської міської ради

З метою впорядкування діяльності та приведення у відповідність до вимог чинного законодавства України  Положення про режимно-секретну та кадрову службу,  керуючись ст.40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», виконавчий комітет Коростенської міської ради

РІШАЄ:

1. Затвердити нову редакцію Положення про режимно-секретну та кадрову службу виконавчого комітету Коростенської міської ради (додається).

2. Вважати таким , що втратило чинність рішення виконавчого комітету  Коростенської міської ради  від 08.11.2006 р. №624 «Про затвердження Положення про кадрову службу виконкому Коростенської міської ради».

Міський голова                                                           Володимир МОСКАЛЕНКО

Керуючий справами виконкому

Андрій ОХРІМЧУК

Начальник режимно-секретної та кадрової служби

Раїса ІВАНОВА

Начальник юридичного відділу

Тетяна КАМІНСЬКА

Додаток

до рішення виконавчого комітету

Коростенської міської ради

від 06.09.2023 р. №448

ПОЛОЖЕННЯ

про режимно-секретну та кадрову службу виконавчого комітету Коростенської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Режимно-секретна та кадрова служба виконавчого комітету Коростенської міської ради відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» утворюється рішенням міської ради, є структурним підрозділом виконавчого комітету Коростенської міської ради (далі – Служба), підпорядкована міському голові, заступнику міського голови згідно розподілу обов’язків, керуючому справами виконавчого комітету і діє на основі Положення, що затверджується виконавчим комітетом Коростенської міської ради.

1.2. Службу очолює начальник, який призначається та звільняється з посади міським головою, у порядку визначеному чинним законодавством. Структура Служби та чисельність працівників встановлюється міською радою.

Призначення на посаду начальника режимно-секретної  та кадрової служби,  головного спеціаліста режимно-секретної  та кадрової служби створення, реорганізація чи ліквідація режимно-секретної  та кадрової служби здійснюються за погодженням з органами Управління  Служби безпеки України в Житомирській області.

1.3. Служба у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», «Про відпустки», «Про запобігання корупції», «Про державну таємницю», «Про інформацію», «Про оборону», «Про військовий обов’язок і військову службу», «Про мобілізаційну підготовку та мобілізацію», нормативно-правовими актами Президента України і Кабінету Міністрів України, Порядком організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939, іншими нормативно-правовими  актами з питань державної таємниці, рішеннями сесій міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, регламентом роботи виконавчого комітету міської ради, цим Положенням, іншими нормативними актами.

2. Основні завдання та функції

Основним завданням режимно-секретної та кадрової служби є організація і здійснення кадрової роботи, в основу якої покладено принципи демократичного добору і просування по службі за діловими якостями та професійною компетентністю, постійне навчання працівників, заохочення їх до службової кар’єри, реалізація єдиної державної політики з питань управління персоналом у виконавчому комітеті та підпорядкованих міській раді комунальних підприємствах та бюджетних установах, як однієї зі складових створення і функціонування ефективної системи управління населеними пунктами, що входять до складу Коростенської міської територіальної громади.

• Функції з питань кадрової роботи

• Здійснює організаційну роботу щодо прийняття та проходження служби в органах місцевого самоврядування відповідно до вимог чинного законодавства.
• Розробляє річні плани роботи з кадрами, визначає щорічну та перспективну потребу в кадрах, формує замовлення на підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації посадових осіб.
• Веде встановлену звітно-облікову документацію, аналізує якісний та кількісний склад посадових осіб структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради.
• Проводить роботу з резервом кадрів виконавчого комітету.
• Здійснює необхідні заходи щодо організації конкурсного відбору осіб, які претендують на зайняття посад у виконавчих органах міської ради, приймає від претендентів на посади відповідні документи та подає їх на розгляд конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору та проведення спеціальної перевірки відомостей осіб, що претендують на зайняття посад в органах місцевого самоврядування.
• Розглядає та вносить міському голові пропозиції щодо проведення стажування кадрів та проходження навчальної та виробничої практики здобувачами вищої освіти на посадах посадових осіб, готує відповідні документи, здійснює контроль за проведенням.
• Готує документи про призначення на посади та звільнення з посад посадових осіб, самостійних управлінь та відділів, працівників виконавчого комітету, керівників комунальних підприємств. При призначенні проводить первинний інструктаж з техніки безпеки, ознайомлює з правилами внутрішнього трудового розпорядку.
• У межах компетенції та за участю керівників відповідних виконавчих органів Коростенської міської ради бере участь у підготовці укладання (продовження строку дії, розірвання) та оформленні контрактів з керівниками підприємств, що належать до комунальної власності територіальної громади.
• Оформляє документи про складання Присяги та присвоєння рангів посадовим особам, вносить про це записи до трудових книжок.
• Обчислює загальний стаж роботи, стаж державної служби та служби в органах місцевого самоврядування, здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років та наданням відпусток відповідної тривалості, складає графіки щорічних відпусток працівників виконавчого комітету міської ради.
• Розглядає пропозиції та готує документи щодо заохочення та нагородження державними нагородами, відомчими заохочувальними відзнаками, веде відповідний облік.
• У межах своєї компетенції здійснює заходи для забезпечення трудової дисципліни, оформляє документи, пов’язані з проведенням службового розслідування та застосуванням заходів дисциплінарного впливу.
• Здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників виконавчого комітету та керівників комунальних підприємств.
• Оформляє і видає довідки з місця роботи працівників, проводить оформлення протоколів уповноваженої особи з питань призначення страхових виплат за страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності працівникам виконавчого комітету.
• У межах компетенції готує розпорядження міського голови та документи для відрядження працівників.
• Бере участь у розробленні структури виконавчого комітету та штатів відділів, управлінь та інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради. Організовує роботу щодо розроблення посадових інструкцій, їх перегляду на відповідність встановленим законодавством вимогам та з метою виявлення потреб у внесенні до них змін, а також надає консультативну допомогу щодо розроблення та внесення змін до посадових інструкцій.
• Здійснює організаційне забезпечення роботи атестаційної комісії.
• Планує та регулює професійний, кваліфікаційний рівень розвитку персоналу органів місцевого самоврядування, організовує підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації кадрів, а також разом з керівниками виконавчих органів міської ради організовує проведення внутрішніх навчань посадових осіб. Забезпечує направлення на навчання працівників.
• Розглядає пропозиції, заяви, скарги громадян, надає роз’яснення, веде прийом громадян з питань, що належать до компетенції Служби.
• Здійснює контроль разом з іншими структурними підрозділами за дотриманням законів України «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про запобігання корупції», «Про відпустки» та інших законодавчих актів з питань кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування.
• Проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства про працю та службу в органах місцевого самоврядування.
• Розробляє і бере участь у розробленні проектів документів, що стосуються питань управління персоналом, трудових відносин та служби в органах місцевого самоврядування.
• Виконує інші функції відповідно до законодавства.

2.2. З питань режимно-секретної роботи

• Організовує і забезпечує контроль за виконанням у виконавчому комітеті вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці, у тому числі за дотриманням установленого порядку поводження з матеріальними носіями секретної інформації, станом пропускного і внутрішньооб’єктового режиму, своєчасністю і правильністю засекречування, зміни грифа секретності або розсекречування матеріальних носіїв інформації.
• Контролює:
  • дотримання установленого у в виконавчому комітеті порядку доступу працівників до відомостей, що становлять державну таємницю, у зв’язку з чим перевіряє відповідність форми наданого їм допуску до державної таємниці ступеню секретності відомостей, до яких надається доступ;
• Готує документи:
  • для отримання виконавчим комітетом дозволу на провадження діяльності, пов’язаної з державною таємницею;
  • на допуск до державної таємниці посадових осіб виконавчого комітету.
• Організовує і веде секретне діловодство та архівне зберігання секретних документів.
• Веде облік сховищ матеріальних носіїв секретної інформації, режимних приміщень і ключів від них, особистих номерних металевих печаток.
• Організовує за розпорядженням міського голови службові розслідування за фактами розголошення державної таємниці та втрати її матеріальних носіїв, а також інших порушень вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці та бере в них участь.
• Розробляє номенклатуру посад посадових осіб виконавчого комітету, перебування на яких потребує оформлення допуску до державної таємниці, оформлює необхідні документи щодо надання працівникам допуску до державної таємниці.
• Організовує навчання посадових осіб , діяльність яких пов’язана з державною таємницею, а також перевіряє знання ними вимог нормативних документів з питань охорони державної таємниці.
• Проводить роз’яснювальну роботу з метою запобігання порушенням законодавства у сфері охорони державної таємниці особами, яким надано допуск та доступ до державної таємниці, у тому числі у зв’язку з їх виїздом за межі України у службові відрядження та в особистих справах.
• Бере участь у розробленні проектів розпоряджень міського голови з питань забезпечення охорони державної таємниці.
• Забезпечує на підставі розпоряджень міського голови внесення інформації про накладання дисциплінарних стягнень за порушення режиму секретності до облікової картки, зазначеної у підпункті 4 пункту 56 Порядку організації та забезпечення режиму секретності в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 18 грудня 2013 року № 939.
• Розробляє плани заходів щодо забезпечення режиму секретності у разі проведення мобілізації та введення правового режиму воєнного або надзвичайного стану.
• Бере участь у роботі експертної комісії з питань таємниць виконавчого комітету та експертної комісії з проведення експертизи цінності секретних документів;
• Бере в установленому порядку у межах своєї компетенції участь у розробленні проектів законодавчих та інших нормативно-правових актів з питань забезпечення охорони державної таємниці.
• Невідкладно інформує міського голову та, з його відома, одночасно орган Служби безпеки України про:
  • спробу або викрадання матеріальних носіїв секретної інформації, виявлення фактів чи ознак розголошення секретної інформації або втрати її матеріальних носіїв, у тому числі внаслідок пожеж, катастроф тощо;
  • факти безпідставної заінтересованості з боку іноземців чи осіб без громадянства або громадян України, яким не надано допуск та доступ до державної таємниці, відомостями, що становлять державну таємницю;
  • незаконну передачу або спробу передачі секретної інформації іноземним організаціям або їх представникам;
  • зникнення осіб, обізнаних з державною таємницею.
• Здійснює інші функції відповідно до законодавства у сфері охорони державної таємниці.

2.3. З питань військового обліку

• Забезпечує ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів і бронювання військовозобов’язаних за виконавчим комітетом у мирний час і на період мобілізації та воєнного часу.
• При прийнятті осіб на роботу перевіряє наявність у них військово-облікових документів (у військовозобов’язаних – військових квитків або тимчасових посвідчень, виданих замість військових квитків, у призовників – посвідчень про приписку до призовних дільниць, у резервістів – військових квитків) або відображення в електронній формі інформації, що міститься в таких документах, які можуть надаватися з використанням мобільного додатка Порталу Дія і встановлює, чи перебувають вони на військовому обліку за місцем проживання.
• Доводить до призовників, військовозобов’язаних та резервістів правила військового обліку під особистий підпис під час прийняття на роботу.
• Оповіщує на вимогу районних (міських) територіальних центрів комплектування та соціальної підтримки (далі -ТЦК та СП), органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки призовників, військовозобов’язаних та резервістів про їх виклик до відповідних ТЦК та СП, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки і забезпечує їх своєчасне прибуття.
• Подає до відповідних ТЦК та СП, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки, на їх вимогу, відомості про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, на яких ведеться персональний військовий облік.
• Щороку до 25 січня складає та підписує списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів у виконавчому комітеті станом на 1 січня, забезпечуючи повноту та достовірність облікових даних, що вносяться до цих списків.
• Вносить зміни до списків персонального військового обліку у п’ятиденний строк з дня подання відповідних документів щодо зміни прізвища, власного імені та по батькові (за наявності), реквізитів паспорта громадянина України, паспорта громадянина України для виїзду за кордон,  адреси задекларованого/зареєстрованого місця проживання, адреси місця фактичного проживання, сімейного стану, освіти, місця роботи і посади та щомісячно до 5 числа повідомляє відповідні ТЦК та СП, органи СБУ, підрозділи Служби зовнішньої розвідки  про такі зміни облікових даних призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
• У семиденний строк повідомляє відповідні ТЦК та СП, органи СБУ, підрозділи Служби зовнішньої розвідки про прийняття на роботу або звільнення призовників, військовозобов’язаних та резервістів.
• Проводить періодичне звіряння списків персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів із записами у їх військово-облікових документах та не рідше одного разу на рік проводить звіряння даних списків з обліковими документами відповідних ТЦК та СП, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки, в яких вони перебувають на військовому обліку.
• Щороку до 1 грудня, у разі наявності працівників, які підлягають приписці до призовної дільниці, складає і подає їх списки до відповідних ТЦК та СП.
• Приймає від призовників, військовозобов’язаних та резервістів під розписку у бланках розписок їх військово-облікових документів для подання таких документів до відповідних ТЦК та СП, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки з метою оформлення бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час, їх звіряння з обліковими даними.
• Оформлює документи, необхідні для бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та на воєнний час.
• Систематично проводить відповідну роз’яснювальну роботу серед призовників, військовозобов’язаних та резервістів щодо виконання ними правил військового обліку.
• Здійснює постійний контроль за виконанням призовниками, військовозобов’язаними та резервістами правил військового обліку, та здійснює постійне інформування відповідних ТЦК та СП, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки про призовників, військовозобов’язаних та резервістів, які порушують правила військового обліку.
• Повідомляє відповідні ТЦК та СП про жінок, які працюють на підприємстві та які здобули освіту за медичною або фармацевтичною спеціальністю і не перебувають на військовому обліку у ТЦК та СП.
• Направляє для виключення з військового обліку військовозобов’язаних та резервістів протягом семи днів з дня досягнення їх граничного віку перебування в запасі до відповідних ТЦК та СП, органів СБУ, підрозділів Служби зовнішньої розвідки.
• Веде та зберігає Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів у виконавчому комітеті.
• Щороку до 1 лютого спільно з РТЦК та СП складає проєкт рішення виконавчого комітету про стан військового обліку за минулий рік та завдання на наступний рік.

3. Права

3.1. З питань кадрової роботи

• На внесення пропозицій з відповідних питань кадрової роботи, які розглядаються на сесіях, засіданнях виконавчого комітету, нарадах.
• Погоджувати проекти документів з керівництвом та відповідними службами виконавчого комітету міської ради.
• Залучати за згодою з керівництвом працівників виконавчого комітету для розробки і здійснення заходів, що проводяться службою.
• Перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього трудового розпорядку, вимог законодавства про працю та службу у виконавчому комітеті міської ради.
• Одержувати у встановленому порядку від посадових осіб виконавчого комітету, та підпорядкованих йому установ, документи, довідки, розрахунки та інші відомості, необхідні для виконання своїх обов’язків.
• Брати участь у пленарних засіданнях сесій міської ради, засіданнях постійних комісій міської ради та виконавчого комітету, у нарадах та інших заходах з питань кадрової роботи, що проводяться у виконавчому комітеті міської ради, скликати наради з питань, що належать до компетенції служби.
• Вносити міському голові пропозиції з питань удосконалення кадрової роботи, підвищення ефективності служби в органах місцевого самоврядування.
• Мати печатку, а також інші печатки і штампи установленої форми.

3.2. З питань режимно-секретної роботи

• Вимагати від працівників виконавчого комітету міської ради яким надано допуск та доступ до державної таємниці неухильного виконання вимог з питань забезпечення охорони державної таємниці.
• Брати участь у розгляді пропозицій щодо виплати в установленому нормативними актами порядку компенсації за роботу в умовах режимних обмежень.
• Здійснювати перевірки дотримання режиму секретності на робочих місцях працівників, що мають допуск та доступ до державної таємниці, вміст сейфів, металевих шаф, тощо.
• Порушувати перед міським головою питання про призначення службових розслідувань за фактами порушень режиму секретності та секретного діловодства, про притягнення осіб до відповідальності згідно з чинним законодавством.
• Брати участь у службових розслідуваннях та вимагати від працівників виконавчого комітету міської ради письмових пояснень щодо фактів розголошення ними секретних відомостей, втрати секретних документів, інших порушень режиму секретності.
• Одержувати від громадян, яким оформляються документи на допуск та доступ до державної таємниці, анкетні дані.
• Мати печатку, а також інші печатки і штампи установленої форми.

3.3. З питань військового обліку

• Контролювати виконання військовозобов’язаними та призовниками правил військового обліку.
• Проводити перевірку, збирати військово-облікові та інші необхідні для роботи документи у військовозобов’язаних і призовників.
• Брати участь у нарадах та інших заходах з питань військового обліку, що проводяться у виконавчому комітеті міської ради, скликати наради з питань, що належать до компетенції служби.
• Надавати управлінням, відділам виконавчого комітету та комунальним підприємствам вказівки та рекомендації з питань військового обліку, що належать до компетенції служби.

4. Взаємодія

У процесі виконання покладених на Службу завдань:

• З питань кадрової роботи – взаємодіє з усіма підрозділами виконавчого комітету, представницькими органами, а також підприємствами, установами і організаціями та підпорядкованими міській раді комунальними підприємствами та бюджетними установами.
• З питань режимно-секретної роботи – взаємодіє з усіма структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, з органами СБУ, державними експертами з питань таємниць, постійно діючими комісіями, отримує від них дані, необхідні для планування та організації режимно-секретної діяльності.
• З питань військового обліку – взаємодіє з районними (міськими) територіальними центрами комплектування та соціальної підтримки, органами СБУ, підрозділами Служби зовнішньої розвідки.

5. Заключні положення
   • Припинення діяльності служби здійснюється за рішенням міської ради відповідно до вимог чинного законодавства України.
   • Зміни та доповнення до цього Положення вносяться відповідно до Регламенту роботи виконавчого комітету Коростенської міської ради.

Керуючий справами виконкому                                  Андрій ОХРІМЧУК