Звіт про роботу відділу організації надання адміністративних послуг за 2020 рік
Звіт
про роботу відділу організації надання адміністративних послуг
(до 01.11.2020 року – Центр надання адміністративних послуг
у місті Коростені) за 2020 рік
В 2020 році робота відділу організації надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради була спрямована на покращення якості адміністративних послуг шляхом втілення у практику нових підходів у взаємовідносинах суб’єктів надання адміністративних послуг та суб’єктів звернень за принципом «єдиного вікна», що в подальшому дасть можливість отримувати максимальну кількість адміністративних послуг в Центрі надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради.
В березні 2020 року виконавчим комітетом Коростенської міської ради укладено угоду про партнерство та участь в Проекті «U-LEAD з Європою: програма для України з розширення прав і можливостей на місцевому рівні, підзвітності та розвитку» – Компонент 2 «Створення центрів надання адміністративних послуг та підвищення поінформованості населення про місцеве самоврядування» (Раунд 4), що фінансується Європейським Союзом та реалізується компанією NIRAS Sweden AB на замовлення Шведського агентства міжнародного розвитку (Sida).
Мета реалізації Проекту:
– фізична та інституційна модернізація Центру надання адміністративних послуг у громаді;
– проведення заходів з підвищення кваліфікації персоналу Центру та інших спеціалістів громади;
– підвищення поінформованості громадян щодо адміністративних послуг і пов’язаних з ними прав, а також ефективна участь громадян в наданні та контролі за наданням послуг на місцевому рівні.
Розпорядженням міського голови від 15.05.2020 року створено робочу групу щодо реалізації Програми «U-LEAD з Європою» з модернізації Центру надання адміністративних послуг.
Розроблено Концепцію модернізації Центру надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради на 2020-2022 роки та затверджено рішенням тридцять дев’ятої сесії Коростенської міської ради VII скликання від 11.06.2020 року № 1854.
Рішенням сорокової сесії Коростенської міської ради VІІ скликання від 27.08.2020 року № 1912 перейменовано Центр надання адміністративних послуг в місті Коростені на відділ організації надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради.
Відповідно до рішення сорокової сесії Коростенської міської ради VІІ скликання від 27.08.2020 року № 1913 з 01.11.2020 року утворено Центр надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради як постійно діючий робочий орган, в якому надаються адміністративні послуги.
Рішеннями сорокової сесії Коростенської міської ради VІІ скликання від 27.08.2020 року № 1914 затверджено Положення про Центр надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради, № 1915 затверджено Положення про відділ організації надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради, № 1916 затверджено Регламент Центру надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради.
Відділ організації надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради – структурний підрозділ, що утворений для здійснення матеріально-технічного та організаційного забезпечення діяльності Центру надання адміністративних послуг, і на який покладаються керівництво та відповідальність за організацію діяльності Центру надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради.
Основними завданнями відділу організації надання адміністративних послуг є:
– забезпечення реалізації державної політики у сфері надання адміністративних послуг;
– організація надання адміністративних послуг у найкоротший строк та за мінімальної кількості відвідувань суб’єктів звернень;
– спрощення процедури отримання адміністративних послуг та поліпшення якості їх надання;
– забезпечення інформування суб’єктів звернень про вимоги та порядок надання адміністративних послуг, що надаються через адміністратора відділу організації надання адміністративних послуг;
– забезпечення надання адміністративних послуг через адміністратора відділу організації надання адміністративних послуг шляхом його взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг;
– здійснення матеріально-технічного та організаційного забезпечення діяльності Центру надання адміністративних послуг;
– керівництво та відповідальність за організацію діяльності Центру надання адміністративних послуг;
– здійснення інших повноважень на основі та на виконання Конституції та законів України, актів Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів.
Функції відділу організації надання адміністративних послуг відповідно до покладених на нього завдань:
– надання суб’єктам звернень вичерпної інформації і консультацій щодо вимог та порядку надання адміністративних послуг;
– прийняття від суб’єктів звернень документів, необхідних для надання адміністративних послуг, здійснення їх реєстрації та подача документів (їх копій) відповідним суб’єктам надання адміністративних послуг не пізніше наступного робочого дня після їх отримання з дотриманням вимог Закону України «Про захист персональних даних»;
– видача або забезпечення надсилання через засоби поштового зв’язку суб’єктам звернень результатів надання адміністративних послуг (у тому числі рішення про відмову в задоволенні заяви суб’єкта звернення), повідомлення про можливість отримання адміністративних послуг, оформлених суб’єктами надання адміністративних послуг;
– забезпечення документообігу та взаємодії з суб’єктами надання адміністративних послуг;
– здійснення контролю за додержанням суб’єктами надання адміністративних послуг строку розгляду справ та прийняття рішень;
– надання адміністративних послуг у випадках передбачених законом;
– розробка проектів рішень Коростенської міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу та діяльності Центру надання адміністративних послуг;
– забезпечення оприлюднення у засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті Коростенської міської ради узагальнених відомостей про організацію роботи щодо надання адміністративних послуг, інформування мешканців міста про роботу Коростенської міської ради та її виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції Центру надання адміністративних послуг.
Відповідно до розпорядження Кабінету Міністрів України від 16.05.2014 року № 523-р «Деякі питання надання адміністративних послуг органів виконавчої влади через центри надання адміністративних послуг», рішення сорокової сесії Коростенської міської ради VІІ скликання від 27.08.2020 року № 1917 «Про затвердження переліку адміністративних послуг, що надаються через Центр надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради» до переліку послуг, що надаються через Центр, включено 186 адміністративних послуг, а саме: послуги з питань реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців, громадських формувань, речових прав на нерухоме майно, місця проживання, актів цивільного стану, захисту прав дітей, земельних питань, інших питань місцевого значення (містобудування, благоустрій, житло тощо), послуги соціального характеру, Пенсійного фонду, комунальних підприємств міста.
На даний момент суб’єкти звернень мають можливість отримати в Центрі 136 адміністративних послуг, в тому числі 105 через адміністраторів відділу надання адміністративних послуг, 21 послуга надається державними реєстраторами (адміністраторами) юридичних осіб та фізичних осіб – підприємців відділу державної реєстрації, 10 – спеціалістами відділу реєстрації місця проживання.
На кожну адміністративну послугу розроблено інформаційні та технологічні картки, бланки відповідних заяв.
Послуги соціального характеру, Пенсійного фонду, комунальних підприємств будуть надаватися в приміщенні Центру надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради представниками управління праці та соціального захисту населення виконавчого комітету Коростенської міської ради, Коростенського відділу обслуговування громадян (сервісний центр) Головного управління Пенсійного фонду України в Житомирській області, Коростенського комунального підприємства «Водоканал», Комунального підприємства теплозабезпечення згідно графіку прийому після надання Програмою «U-LEAD з Європою» комп’ютерної техніки для облаштування робочих місць.
Виконавчим комітетом Коростенської міської ради підписано меморандум про співпрацю з Коростенським міськрайонний відділом державної реєстрації актів цивільного стану Центрально-Західного міжрегіонального управління Міністерства юстиції (м. Хмельницький) щодо співпраці під час надання комплексної послуги «єМалятко», узгоджене рішення про співпрацю у сфері надання адміністративних послуг з державної реєстрації актів цивільного стану з Центрально-Західним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Хмельницький) щодо надання ЦНАП адміністративних послуг з реєстрації народження.
Адміністратори відділу організації надання адміністративних послуг пройшли он-лайн навчання, успішно склали тести, отримали доступ до Єдиного державного веб-порталу електронних послуг «Портал Дія» для надання комплексної послуги «єМалятко».
На початку 2021 року планується впровадження сервісу «єМалятко» в Центрі надання адміністративних послуг, що дозволить замовити наступні послуги, потрібні при народженні дитини: державна реєстрація народження, визначення походження дитини, призначення допомоги при народженні, реєстрація в Державному реєстрі фізичних осіб-платників податків, присвоєння дитині унікального номера запису в Єдиному державному демографічному реєстрі (УНЗР), визначення належності дитини до громадянства України, призначення допомоги багатодітним сім’ям, внесення інформації про дитину до Реєстру пацієнтів.
Укладено угоди про співпрацю у сфері надання адміністративних послуг між виконавчим комітетом Коростенської міської ради та Головним управлінням Пенсійного фонду України в Житомирській області, Коростенським комунальним підприємством «Водоканал», Головним управлінням Держпродспоживслужби в Житомирській області, Комунальним підприємством теплозабезпечення.
У зв’язку з поширенням гострої респіраторної хвороби COVID-19, спричиненої коронавірусом SARS-CoV-2 Центр надання адміністративних послуг на період карантину встановленого Кабінетом Міністрів України працював в обмеженому режимі, а саме:
– прийом суб’єктів звернень здійснювався за наступним графіком: понеділок, вівторок, четвер, п’ятниця – з 08-00 до 16-00, середа – з 8-00 до 20-00; вихідні дні: субота, неділя, святкові та неробочі дні;
– особистий прийом відбувався виключно за попереднім записом з дотриманням часового інтервалу, який дозволяв виключити контакт між суб’єктами звернень;
– організовано очікування суб’єктами звернень своєї черги поза межами приміщення Центру надання адміністративних послуг з дотриманням принципів соціального дистанціювання;
– дозволено одночасне перебування суб’єктів звернень у відкритій частині Центру надання адміністративних послуг такої кількості громадян, яка не перевищує кількості робочих місць для обслуговування;
– забезпечено прийом документів засобами поштового зв’язку;
– збільшено обсяг використання дистанційних форм комунікації для надання громадянам консультаційних та інших інформаційних послуг (телефоном, електронною поштою тощо);
– проінформовано населення про можливість та способи отримання окремих послуг в електронній формі через відповідні інформаційні системи державних органів та органів місцевого самоврядування.
Рішенням виконавчого комітету Коростенської міської ради від 16.12.2020 року № 631 затверджено графік прийому суб’єктів звернень у Центрі надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради з 01.02.2021 року: понеділок, вівторок, четвер, п’ятниця – з 08-00 до 16-00; середа – з 08-00 до 20-00; субота – з 08-00 до 15-00.
Протягом 2020 року до відділу організації надання адміністративних послуг надійшло 7347 заяв від суб’єктів звернень, в тому числі 1489 замовлено з Публічної кадастрової карти в мережі Інтернет.
В цілому в 2020 році порівняно з 2019 роком кількість звернень суб’єктів зменшилась на 29%.
Найбільша кількість заяв в 2020 році надійшла до Відділу у Коростенському районі Головного управління Держгеокадастру у Житомирській області – 3007 (40,96 %), на другому місті по кількості заяв знаходиться відділ державної реєстрації виконавчого комітету Коростенської міської ради – 2062 (28,1%), третє місце по кількості вхідних заяв займає відділ комунальної власності управління економіки виконавчого комітету Коростенської міської ради – 828 (11,3 %).
Всього протягом 2020 року в Центрі видано суб’єктам звернень 7237 результатів надання адміністративних послуг, в тому числі 6691 (92,4%) – позитивний, 497 (6,9%) – негативних, 49 заяв (0,7%) залишено суб’єктами надання адміністративних послуг без розгляду за вимогою заявника.
Адміністраторами відділу організації надання адміністративних послуг постійно ведеться контроль за термінами надання послуг.
З порушенням терміну надано 590 адміністративних послуг, що на 16% менше, ніж в 2019 році. На першому місці по кількості порушень терміну розгляду заяв щодо отримання адміністративних послуг у сфері земельних ресурсів – відділ комунальної власності управління економіки (524 документа), на другому місці по кількості порушень термінів розгляду заяв – відділ архітектури та містобудування (32 документа), третє місце займає юридичний відділ (14 документів). Відділом у Коростенському районі Головного управління Держгеокадастру у Житомирській області порушено термін передачі 531 документа, замовлених через Публічну кадастрову карту в мережі Інтернет.
Відділом організації надання адміністративних послуг направлено суб’єктам звернень листи із обґрунтуванням причин порушення термінів надання адміністративних послуг, підготовлені суб`єктами надання адміністративних послуг.
За звітний період адміністраторами Центру надання адміністративних послуг складено 396 протоколів про адміністративні правопорушення та винесено 396 постанов про накладання адміністративного стягнення у вигляді попередження щодо порушення статті 197 Кодексу України про адміністративні правопорушення (проживання без паспорта громадянина України або без реєстрації місця проживання) та статті 198 (умисне зіпсуття паспорта чи втрата його з необережності), що на 40% менше, ніж за минулий рік.
Відділом організації надання адміністративних послуг на власній сторінці в соціальній мережі Facebook «Центр надання адміністративних послуг в місті Коростені» висвітлюється діяльність відділу та центру, розміщується інформація у сфері надання адміністративних послуг. Серед основних переваг роботи із соціальними мережами є легкість і швидкість публікації інформації, швидкий зворотний зв’язок, що дає можливість спілкуватися з людьми через відповіді на запитання та коментарі.
На офіційному сайті міста www.korosten-rada.gov.ua створено розділ «Центр надання адміністративних послуг», де розміщено та постійно оновлюється інформація про Центр надання адміністративних послуг, перелік адміністративних послуг, контакти Центру, графік роботи Центру, структуру Центру, інформаційні картки послуг та бланки відповідних заяв, новини тощо.
З метою організації роботи щодо інформування та залучення населення в сфері надання адміністративних послуг та діяльності належного Центру надання адміністративних послуг виконавчого комітету Коростенської міської ради, в рамках співробітництва з Програмою «U-LEAD з Європою: створення центрів надання адміністративних послуг та підвищення інформування населення на тему: що таке належний центр надання адміністративних послуг», фаза впровадження (Раунд 4), розпорядженням міського голови від 09.11.2020 року № 471 утворено робочу групу з інформування та залучення населення в сфері надання адміністративних послуг, розроблено ситуаційний аналіз, комунікаційний план для Центру, гендерний паспорт міста Коростеня.
Адміністратори відділу організації надання адміністративних послуг постійно вдосконалюють організацію своєї роботи та підвищують свій кваліфікаційний рівень шляхом самоосвіти, навчання на курсах підвищення кваліфікації, участі у семінарах, тренінгах, а також в тематичних навчаннях, які проводять суб’єкти надання адміністративних послуг.
Взято участь в 37 навчальних онлайн – вебінарах Міністерства цифрової трансформації України та Офісу реформ адміністративних послуг для працівників центрів надання адміністративних послуг, 24 онлайн – подіях щодо покращення якості надання адміністративних послуг для населення, організованих Програмою «U-LEAD з Європою», 6 онлайн – вебінарах для адміністраторів центру надання адміністративних послуг, проведених Центрально-Західним міжрегіональним управлінням Міністерства юстиції (м. Хмельницький).
Відділом організації надання адміністративних послуг організовано та взято участь у тренінгах для персоналу Центру надання адміністративних послуг, суб’єктів надання адміністративних послуг та інших працівників органів місцевого самоврядування, які надають послуги населенню, в рамках Програми «U-LEAD з Європою», компонент 2 в частині створення Центрів надання адміністративних послуг.
Тренінгова програма включає 5 модулів:
– Модуль 1. Роль органів місцевого самоврядування в обслуговуванні громади, реалізація власних та делегованих повноважень в сфері надання адміністративних послуг.
– Модуль 2. Адміністративні послуги: типові проблеми, належна організація надання.
– Модуль 3. Порядок надання адміністративних послуг, насамперед базових, і параметри якості послуг.
– Модуль 4. Ділова етика та взаємодія з відвідувачами ЦНАП: діловий етикет та ефективна комунікація; діловий етикет і культура комунікації; технології ефективної комунікації; міжособистісне спілкування та ефективна взаємодія; гендерні питання у контексті надання адміністративних послуг.
– Модуль 5. Знання та навички щодо окремих адміністративних послуг та їх груп. Тема 1. Реєстрація місця проживання фізичних осіб. Тема 2. Адміністративні послуги у сфері соціального захисту населення. Тема 5. Реєстрація нерухомого майна. Тема 9. Реєстрація земельних ділянок та видача відомостей з ДЗК.
Начальником відділу отримано посвідчення про проходження дистанційного навчання за спеціальною короткостроковою програмою «Забезпечення ефективності роботи адміністратора» в Центрі перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій Житомирської обласної державної адміністрації та Житомирської обласної ради, сертифікат про навчання на тему «Дипломатичний протокол та діловий етикет», сертифікат про проходження тренінгу на тему: «Управління конфліктами в колективі» в рамках Проекту Міністерства Фондів і Регіональної Політики Республіки Польща «Підвищення конкурентоспроможності українських регіонів та розвиток польсько-українського економічного співробітництва», сертифікат про успішне завершення курсу із цифрової грамотності для державних службовців на базі інструментів Google через Національну онлайн – платформу цифрової освіти «Дія».
Начальник відділу організації
надання адміністративних послуг Оксана ІВАНОВА