Звіт про роботу відділу реєстрації місця проживання виконавчого комітету Коростенської міської ради за 2021 рік

Міському голові

В. В. Москаленку

ЗВІТ

про роботу відділу реєстрації місця проживання

виконавчого комітету Коростенської міської ради

за 2021 рік

1.Створення відділу.

На виконання Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг» рішенням сесії Коростенської міської ради №109 від 03.03.2016р.,  створено відділ реєстрації місця проживання, який розпочав свою роботу з квітня 2016 року.

2.Нормативна база.

Робота відділу у 2020 році була спрямована на виконання Конституції України, Постанови Кабінету Міністрів № 207 від 02.03.2016р., «Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру», Законів України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг», «Про Державний реєстр виборців», «Про місцеве самоврядування», «Про звернення громадян», «Про надання публічних (електронних публічних) щодо декларування та реєстрації місця проживання в Україні» та інших нормативно правових актів з питань забезпечення конституційних прав громадян.

3.Основні напрямки діяльності у сфері реєстрації фізичних осіб. 

Законодавчо визначено основні (ключові) напрямки:

– формування та ведення реєстру територіальної громади розпорядником якого являється орган реєстрації (виконавчий орган міської ради);

–  реєстрація, зняття з реєстрації місця проживання/перебування   осіб на території відповідної  адміністративно-територіальної одиниці;

– передача інформації та/або внесення у встановленому законом порядку відомостей про реєстрацію та зняття з реєстрації місця проживання/перебування до Єдиного державного демографічного реєстру;

– надання інформації про зареєстроване місце проживання осіб відповідно до чинного законодавства.

4.Суб’єкти співпраці відділу в 2021 році.

1. Коростенський РВ Державної міграційної служби;
2. Відділ ведення Державного реєстру виборців;
3. Коростенський міськрайонний відділ з питань пробації;
4. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Коростенському районі ;
5. Управління праці та соціального захисту населення міста Коростень;
6. Державна Фіскальна Служба;
7. КВЖРЕП №1;
8. КП «Теплозабезпечення», КП «Водоканал», КВГП;
9. Коростенський районний територіальний центр комплектування та соціальної підтримки;
10. Управління Статистики в Житомирській області;
11. Сервісний центр міста Коростень Головного управління Пенсійного фонду в Житомирській області;
12. Нотаріуси (приватні/державні);

13.Відділ обліку та моніторингу інформації про реєстрацію місця проживання УДМС в Житомирській області (м.Житомир);

інші відділи виконавчого комітету Коростенської міської ради та державні установи.

Відділ постійно підтримує відносини з органами реєстрації місця проживання  інших адміністративно-територіальних одиниць. Актуальними питаннями є налагодження роботи, обмін досвідом та взаємозв’язок територіальних реєстрів.

5.Формування та ведення реєстру територіальної громади.

На офіційному  електронному ресурсі, який створено  Державною міграційною службою України, за посиланням  https://gromada.dmsu.gov.ua, з 2016 року  ведеться реєстр територіальної громади. В березні 2021 року завантажено нову версію Реєстру територіальної громади на офіційному порталі Державної Міграційної Служби України (м. Коростень завантажено з попередньої версії, приєднані до ТГ населені пункти завантажені з файлових носіїв ДРВ) всі населені пункти що увійшли до складу ТГ зареєстровані у Реєстрі територіальної громади, вносяться уточнюючі відомості по громадянам, відомості надані старостами про реєстрацію місця проживання неповнолітніх дітей поступово вносяться до Реєстру територіальної громади  та бази обліку мешканців міста Коростень (Komkor).

В 2016 році відбулось первинне формування реєстру, завантажено 49 100 записів щодо зареєстрованих осіб міста. На сьогоднішній день кількість осіб, щодо яких містяться дані в реєстрі територіальної громади  –  62 317 осіб, згідно бази обліку мешканців міста Коростень (Komkor) – 76975 осіб. Різниця в кількості осіб між реєстрами полягає в тому, що РТГ завантажено з реєстру виборців, де відсутні неповнолітні особи, що не мають права голосу на виборах. По мірі надходження звернень інформація у реєстрах приводиться у відповідність.

На сьогоднішній день  функціонування територіальних реєстрів ще перебуває в стані періодичного оновлення, відбуваються  поступові зміни, але ще не всі необхідні функції реєстру можливо застосувати практично. На даний час реалізовано можливість  формування звітів автоматично,за заданими параметрами. Проте, нажаль, автоматична передача відомостей на сьогоднішній день можлива тільки до Міграційної служби України. Відсутня технічна можливість  передачі електронних звітів до відділу ведення Державного реєстру виборців, Управління статистики, Коростенського районного територіального центру комплектування та соціальної підтримки.

Слід зазначити, що у своїй роботі відділ використовує базу обліку мешканців міста Коростень (KomKor). Повноцінне використання даної бази має звільнити мешканців нашого міста від певної кількості довідок які вимагають державні установи  (зокрема підтвердження зареєстрованого місця проживання).

Щоденно відбувається поновлення даної бази, в разі виявлення помилок вносяться відповідні коригування та за наявності всіх документів у заявника проводиться повна звірка по кількості зареєстрованих осіб  у конкретному житловому приміщенні. В системі КомКор, кількість особових карток становить  76975. Зазначу,  що особи вже самостійно звертаються до відділу для внесення персональних даних в систему, особливо отримувачі субсидії,та інших видів соціальних допомог, розуміючи той факт, що від повноти даних, які внесені в систему, залежить подальше нарахування пільг та необхідність у збиранні довідок.

6.Надання відомостей щодо зареєстрованих/знятих з реєстрації.

На виконання  ст.22 Закону України «Про Державний реєстр виборців», відділ реєстрації місця проживання, кожного місяця до 5 числа, подає відомості до відділу ДРВ. Відомості містять наступну інформацію про:

1) громадян України, зареєстрованих за місцем проживання у відповідній адміністративно-територіальній одиниці, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років;

2) виборців, які протягом попереднього місяця зареєстрували своє місце проживання у відповідній адміністративно-територіальній одиниці;

3) виборців, які протягом попереднього місяця зняті з реєстрації за місцем проживання  у  відповідній адміністративно-територіальній одиниці”.

За період 2021 року до ДРВ надано 12 звітних відомостей.

Державний реєстр виборців здійснює постійне уточнення зареєстрованих громадян шляхом направлення відповідних запитів до відділу реєстрації місця проживання. Загальна кількість наданих відповідей на запити  – 96 .

На виконання Порядку передачі органами реєстрації  інформації до Єдиного державного демографічного реєстру, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів № 207 від 02.03.2016., відділ реєстрації місця проживання, до моменту підключення реєстру територіальної громади до Єдиного Державного Демографічного Реєстру, інформацію про зареєстрованих кожного дня автоматично передається  до  Державної міграційної служби. Дана інформація надається в електронному вигляді за встановленими формами.

На виконання  Постанови 207 від 02.03.2016р., до Управління Статистики в Житомирській області щомісяця надаються знеособлені  відомості про міграцію населення в межах Коростенської міської територіальної громади. За період 2021 року надано 12 звітних відомостей.

На виконання ст.38 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» до Коростенського  РТЦК та СП щомісяця подаються  відомості про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання  призовників та військовозобов’язаних в місті. За період 2021 року надано 12 звітних відомостей.

З метою приписки до призовної дільниці та постановки на військовий облік осіб 2005 року народження  надано відомості про зареєстрованих осіб 2005 року народження.

На виконання рішення виконкому №577 від 05.12.2018 року,  відділом щомісяця надавалися  відомості, про реєстрацію місця проживання осіб,  до КВЖРЕП №1, КВГП, КП «Водоканал», КП «Теплозабезпечення», Управління праці та соціального захисту населення. За період 2021 року надано 12 звітних відомостей.

7.Реєстрація та зняття з реєстрації місця проживання.

   Підтвердження зареєстрованого місця проживання. Довідки. Запити.

За період роботи відділу в 2021 році прийнято та опрацьовано 14847 особистих звернень від осіб ( 21586 з урахуванням вхідної кореспонденції)

З них –  з питань реєстрації/зняття з реєстрації  3624 звернень (2681 заяви на реєстрацію місця проживання та 939 заяв на зняття з реєстрації місця проживання).

Якщо детальніше проаналізувати міграцію осіб по місту Коростень то маємо наступну картину:

1083 особи – зареєстровані в нашому місті з інших населених пунктів,

482 особи – зняті з реєстрації в інші населені пункти,

407 особи – зняті з реєстрації по смерті ( зняті по свідоцтву про смерть за заявами)

1185 особи – перереєстрація місця проживання в межах міста,

413 діточок – зареєстровано  вперше,

50 осіб – зняті по рішенню суду,

Перевірено та внесено зміни до реєстру стосовно 1837 померлих за відомостями, які подаються Міграційною службою щомісячно до відділу РМП.

 524 особи, які звернулись до відділу, скористались послугою реєстрації місця проживання з одночасним зняттям з попереднього місця реєстрації. Такою ж послугою в інших містах скористалися    559  мешканців нашої громади, про що наш відділ було сповіщено повідомленнями з інших міст.

Основна кількість звернень стосується переміщення/перереєстрації в межах міста Коростень.

Прийняті заяви розглядаються та опрацьовуються в день звернення, за результатом розгляду приймається рішення про реєстрацію або про відмову у реєстрації місця проживання.

6 разів  було здійснено виїзд спеціалістами відділу до громадян які нездатні самостійно пересуватися.

За послуги реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання до міського бюджету в 2021 році  громадянами сплачено  50925 грн. 93 коп.

Довідки.

Загальна кількість виданих довідок у 2021 році становить 11223,з них:

Довідки, які підтверджують зареєстроване місце проживання на вимогу –  2737;

Довідки для  отримання паспорта ID  – 1860 ;

Довідки видані при реєстрації паспорта ID – 1347

Дітям до 16 років, до свідоцтва про народження –853;

Інформаційних довідок (про кількість зареєстрованих) –  1 848;

Архівних довідок (про період проживання), особам для пред’явлення в УПСЗН та Пенсійних фонд з метою оформлення пільг –  2578 .

Порівняльна табличка прийнятих звернень (заяв) на реєстрацію/зняття з реєстрації та надання інформації (довідок) про зареєстроване місце проживання (звернення особисто від заявників):

2016, 2017, 2018, 2019, 2020,2021 роки.

З – заяви

Д – довідки

Надання інформації на запити.

Нотаріуси: З грудня 2019 року, відділ реєстрації місця проживання,  розпочав роботу з нотаріусами міста в новому форматі, форматі ЗАПИТ-ВІДПОВІДЬ, що нарешті стало  відповідати  вимогам законодавства адже для вчинення нотаріальної дії нотаріус вправі надавати запит на інформацію, яка йому необхідна для подальшої роботи з заявником (для вчинення нотаріальної дії).

За період 2021 року прийнято та розглянуто 1490 запитів від нотаріусів,  на які надано відповіді. Дані запити потребують певного часу на опрацювання, тому відповідь надається протягом п’яти  робочих днів, як це передбачено чинним законодавством.

Зазначу, що основна кількість запитів саме від нотаріусів. Також надходять запити від Державного реєстру виборців,  суду, державних/приватних виконавців, поліції, ДФС, УПСЗН, УПФУ та інших установ, які за діючим законодавством мають право надсилати запити для отримання інформації про зареєстроване місце проживання осіб.

8.Проблемні питання

Реєстрація в будинку де співвласниками є декілька осіб: Слід звернути увагу на те, що одним з проблемних питань залишається реєстрація місця проживання саме в приватному секторі,  де відсутній  квартирний поділ будинку (власниками будинку є декілька осіб хоч і мають окремі входи в будинок, окремі техпаспорти із зазначенням номеру квартири). Саме в такому випадку згоду на реєстрацію особи, що не має частки в будинку, мають надавати всі співвласники без виключення. Зауважу, що реєстрація раніше проводилася  на частки! із зазначенням номеру квартири відповідно технічного паспорту, хоча в дійсності,  відповідно документів на право власності,  квартирний поділ був відсутній. Проведення реєстрації в такий спосіб сьогодні є грубим порушенням чинного законодавства. Дана ситуація створила невідповідність інформації яка міститься в паспортах раніше зареєстрованих осіб, з інформацією яка міститься в правовстановлюючих документах на житло (право власності, договорі купівлі-продажу, договорі дарування тощо). Особам, які звертаються з питань реєстрації, спеціалісти відділу  рекомендують  привести документи у відповідність та виділити свою частку в натурі,  та згідно законодавства присвоїти окрему адресу,  вже з номером квартири.  Хоча ці заходи недешеві,  громадяни розуміють що це в їх же інтересах.

Слід зазначити, що гостро стоїть проблема з питань реєстрації місця проживання по населених пунктах, що увійшли до складу Коростенської міської територіальної громади, так як у переважної більшості заявників взагалі відсутні документи на право власності.

З огляду на вищевикладене, в 2022 році,  плануємо продовжити проведення  компанії по впорядкуванню та приведенню до відповідності адресної інформації та інформації щодо  зареєстрованих у житлових приміщеннях.

З 01.12.2021 року набув чинності ЗУ «Про надання публічних (електронних публічних) щодо декларування та реєстрації місця проживання в Україні» згідно якого не проставляються відмітки у паспортні документи у вигляді книжки, враховуючи те, що не всі громади ( в тому числі і найбільші міста) підключені до Реєстру територіальної громади виникають труднощі під час реєстрації, так як є необхідність у з’ясуванні кожного факту реєстрації чи зняття з реєстрації місця проживання.

Разом з тим, необхідно звернути увагу на те, що відповідно до ЗУ «Про надання публічних (електронних публічних) щодо декларування та реєстрації місця проживання в Україні» з’явилася можливість декларувати місце реєстрації в електронній формі засобами Єдиного державного веб-порталу електронних послуг. Однак, поки що цей метод не користується попитом серед населення,так для декларування реєстрації місця проживання необхідно мати ЕЦП для усіх учасників процедури реєстрації (як заявників так і узгоджувачів), майно має бути внесено в реєстр, і наявність доступу до мережі Інтернет.

Підтвердження зареєстрованого місця проживання за певний період часу:  На сьогоднішній день проходить компанія по заміні Чорнобильських посвідчень, та звернень до суду для отримання підвищених пенсійних виплат, дана дія  потребує документального підтвердження періоду проживання (реєстрації місця проживання) на території, що відноситься до екологічно забрудненої. Для отримання довідки, особа звертається  до відділу РМП з усіма наявними документами (паспорт, будинкова книга, реєстраційна картка тощо), працівники відділу перевіряють всю наявну інформацію що міститься  в паперовій картотеці відділу (що передана від КВЖРЕП), звіряють з наданою інформацією від заявника та  видають довідку про період проживання. Але, у випадку, якщо особа була зареєстрована в приватному секторі (на той час інформація про зареєстрованих осіб вносилась лише до будинкових книг),  то за відсутності будинкової книги інформацію підтвердити неможливо. Беручи до уваги той факт, що під час ліквідації ЖЕКів та утворення ОСББ частина картотеки була  роздана мешканцям на руки, то трапляються непоодинокі випадки, коли поквартирні  картки втрачені, а паспортні документи змінювалися, підтвердити факт реєстрації місця проживання неможливо, що викликає обурення у заявників та  спричиняє певні складнощі.

Вимога надати довідку про склад сім’ї: Не дивлячись на те, що Наказ Міністерства праці та соціальної політики № 204 від  від 22.07.2003 року, яким була затверджена форма і зміст довідки про склад сім’ї, визнано таким, що втратив чинність, деякі установи/підприємства/організації наполегливо продовжують їх вимагати. Тут є певна колізія в законодавстві, з одного боку надання довідки досі передбачена переліком в постановах/порядках, а з іншого боку надання інформації такого характеру чітко заборонено законодавством, до того ж підтвердження факту родинних відносин до повноважень ОМС не відноситься. У цьому напрямку ведеться робота, надсилаються листи до Міністерств та відомств на що отримаємо  відповіді, що над даним питанням працюють.

Хочу наголосити, що відповідно до ЗУ «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання»,  єдиним документом, що підтверджує зареєстроване місце проживання є Довідка про реєстрацію місця проживання, що видається на персональне звернення особи а інформацію що необхідна підприємствам/організаціям/установам (про реєстрацію місця проживання осіб) відділом надається на їх запит і лише у тих випадках, коли це передбачено законодавством.

Щоденна робота відділу пов’язана з наданням консультацій громадянам, які звертаються за послугою реєстрації місця проживання. Кількість звернень збільшується в зв’язку з тим, що відділ реєстрації являється єдиним суб’єктом надання інформації про зареєстроване місце проживання осіб. Навантаження за останній рік збільшилось майже в два рази.

Відсутність ефективної електронної черги на прийом громадян: Проблема штатної чисельність працівників відділу реєстрації місця проживання у 2021 році була вирішена введенням додаткової штатної одиниці, що значно покращило роботу відділу. Проте, беручи до уваги той факт, що послуги реєстрації місця проживання найбільш затребувані серед населення, не тільки у межах Коростенської міської територіальної громади, а і у межах держави вцілому, то час від часу все таки виникають черги серед осіб, які звертаються до відділу ( наприклад, значний наплив звернень відділ відчув у листопаді-грудні 2021 року, у зв’язку з тим, що мешканці масово зверталися до суду для встановлення виплат підвищеної пенсії, для осіб що проживають на території забрудненій внаслідок аварії на ЧАЕС). На сьогоднішній день на прийом до спеціалістів відділу можна записатися зателефонувавши по телефону, написати на офіційну пошту відділу, або повідомлення на сторінку у Фейсбук. Кожен із запропонованих способів записатися на прийом у зручний для відвідування час потребує спілкування з спеціалістом, і особа яка бажає записатися не бачить у реальному часі день та час на який є можливість записатися, що також нерідко викликає обурення серед відвідувачів. Крім того, не всі оператори мобільного зв’язку надають можливість телефонувати на міські номери, тому дуже часто відвідувачі заходять до спеціалістів при цьому не лише записатися на прийом, а і проконсультуватися з питань які їх цікавлять, цим самим відволікаючи спеціалістів, що значною мірою впливає на швидкість та якість обслуговування. З метою вирішення даної проблеми вважаю доцільним забезпечити функціонування рецепції ЦНАПу, що значною мірою розвантажило адміністраторів, які приймають документи, та спеціалістів,що не тільки  приймають  документи, а і приймають по них рішення. Разом з тим,звертаю Вашу увагу, на те, що приймаються не тільки ті особи,які попередньо записані на прийом, але і ті, що бажають отримати послугу сьогодні в режимі реальної черги. Тут варто наголосити на тому, що  при наявності усіх спеціалістів відділу 2 спеціалісти здійснюють прийом по запису і 2 ведуть прийом осіб із «живої» черги (за інших умов 2-запис,1-черга).

9.Загальна діяльність та  заходи проведені відділом в 2021 році.

Постійно ведеться робота з Коростенським міськрайонним відділом з питань пробації, щодо контролю  осіб, які перебувають на обліку, та які зобов’язані повідомляти про зміну місця проживання. До відділу постійно надходять сторожові картки та повідомлення від інспекції про осіб які згідно законодавства обмежені в праві пересування до певного строку. У відповідності до чинного законодавства, працівник відділу повинен сповістити установу про переміщення  відповідної особи.

Щоденно до відділу звертаються мешканці міста з питань внесення корективів в паспорти, в зв’язку з перейменуванням вулиць. По кожній особі, що звертається, до реєстру вносяться відповідні зміни.

Також  незмінною є співпраця з комунальною  установою  «Коростенський геріатричний пансіонат для ветеранів війни та праці», представник якої щотижня надає документи на реєстрацію підопічних осіб. Реєстрація місця проживання проводиться без особистої присутності заявника.

Для більш широкого інформування населення міста, щодо процедури реєстрації та знятті з реєстрації місця проживання, та інших питань пов’язаних з цим, відділом постійно оновлюється  консультаційна сторінка в мережі  Internet. В соціальній мережі Facebook з 2016 року створено он-лайн консультацію за допомогою якої швидко та якісно можливо отримати відповідь з питань реєстрації.

Традиційно відділ продовжує подавати  щомісячну інформація про виконану роботу через мережу Facebook в офіційній групі  яка має назву «Відділ реєстрації місця проживання м. Коростень» до якої постійно долучаються мешканці нашого міста і не тільки. Спілкування через інтернет  стає все більш популярним  так як, особливо молоде покоління, не погоджується витрачати час на черги, для отримання певної інформації, та намагається користуватися більш доступними сервісами для її отримання.

Для зручності заявників, на інформаційному стенді відділу розміщений QR-код відсканувавши який, відвідувач має змогу отримати базову інформацію про реєстрацію/зняття  з реєстрації місця проживання та ознайомитися з переліком документів необхідних для цього.

Додатково, за бажанням заявника, працівники відділу допомагають здійснити запис в електронну чергу на оформлення паспорта громадянина України а також пояснюють яким чином можливо відстежити  інформацію, про стан готовності документа.

Неодноразово, відділ реєстрації місця проживання, приймав участь у конференціях. У даних  заходах  приймають участь представники Державної Міграційної Служби, Служби розпорядника ДРВ ЦВК, МВС, ПЦППР та інші. Все частіше оговорюється реформа РМП, а саме перехід до повідомної системи реєстрації проживання, модель якої береться з тієї частини населення що потрапила до категорії внутрішньо переміщених (модель місця перебування).

З 2016 року, з метою обміну досвідом дистанційно,  начальником відділу створена та адмініструється закрита група в Facebook, для працівників органів реєстрації місця проживання. Даний ресурс дає можливість порівняти напрацювання власні з тими, що впроваджуються в інших містах України. Актуальність та важливість даної спільноти  неодноразово було відмічено на спільних конференціях при ДМС.

В грудні 2020 року в зв’язку з утворенням Коростенської ТГ, до громади міста було приєднано 19 селищних рад (43 села), що автоматично значно збільшило кількість зареєстрованих осіб в громаді, та збільшило навантаження на штатну одиницю.

Протягом року опрацьовано 6739  листів вхідної кореспонденції (без врахування заяв) та зареєстровано  2405 листів вихідної кореспонденції.

10.Участь в загальноміських заходах.

В 2021 році працівники відділу прийняли участь:

– у мітингу з нагоди 35-ї річниці Чорнобильської катастрофи;

– у мітингу скорботи, присвяченому вшануванню пам’яті жертв Великої Вітчизняної війни;

– у молебні біля пам’ятника Покрови Пресвятої Богородиці;

– у заході присвяченому Дню Гідності та Свободи;

Начальник відділу

реєстрації місця проживання                                                 Валентина ЯЦЕНКО