Звіт про роботу відділу реєстрації місця проживання за 2020 рік

      Міському голові

В. В. Москаленку

ЗВІТ

про роботу відділу реєстрації місця проживання

виконавчого комітету Коростенської міської ради

за 2020 рік

1.Створення відділу.

На виконання Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг» рішенням сесії Коростенської міської ради №109 від 03.03.2016р.,  створено відділ реєстрації місця проживання зі штатною чисельністю три чоловіки, який розпочав свою роботу з квітня 2016 року.

2.Нормативна база.

Робота відділу у 2020 році була спрямована на виконання Конституції України, Постанови Кабінету Міністрів № 207 від 02.03.2016р., «Про затвердження Правил реєстрації місця проживання та Порядку передачі органами реєстрації інформації до Єдиного державного демографічного реєстру», Законів України «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання в Україні», «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо розширення повноважень органів місцевого самоврядування та оптимізації надання адміністративних послуг», «Про Державний реєстр виборців», «Про місцеве самоврядування», «Про звернення громадян», та інших нормативно правових актів з питань забезпечення конституційних прав громадян.

3.Основні напрямки діяльності у сфері реєстрації фізичних осіб.

Законодавчо визначено основні (ключові) напрямки:

 – формування та ведення реєстру територіальної громади розпорядником якого являється орган реєстрації (виконавчий орган міської ради);

–  реєстрація, зняття з реєстрації місця проживання/перебування   осіб на території відповідної  адміністративно-територіальної одиниці;

– передача інформації та/або внесення у встановленому законом порядку відомостей про реєстрацію та зняття з реєстрації місця проживання/перебування до Єдиного державного демографічного реєстру;

– надання інформації про зареєстроване місце проживання осіб відповідно до чинного законодавства.

4.Суб’єкти співпраці відділу в 2020 році.

1. Коростенський РВ Державної міграційної служби;

2. Відділ ведення Державного реєстру виборців;

3. Коростенський міськрайонний відділ з питань пробації;

4. Коростенський відділ ДРАЦС;

5. Управління праці та соціального захисту населення міста Коростень;

6. Державна Фіскальна Служба;

7. КВЖРЕП №1;

8. КП «Теплозабезпечення», «Водоканал», КВГП, ;

9. Коростенсько-Лугинський об’єднаний районний військовий комісаріат;

10. Управління Статистики в Житомирській області;

11. Сервісний центр м.Коростень, ГУ Пенсійого фонду в Жит.обл.

12. Нотаріуси (приватні/державні)

13.Відділ обліку та моніторингу інформації про реєстрацію місця проживання УДМС в Житомирській області (м.Житомир)

інші відділи виконавчого комітету Коростенської міської ради та державні установи.

Відділ постійно підтримує відносини з органами реєстрації місця проживання  інших адміністративно-територіальних одиниць. Актуальними питаннями є налагодження роботи, обмін досвідом та взаємозв’язок територіальних реєстрів.

5.Формування та ведення реєстру територіальної громади.

На офіційному  електронному ресурсі, який створено  Державною міграційною службою України, за посиланням  https://gromada.dmsu.gov.ua, з 2016 року  ведеться реєстр територіальної громади. Станом на 31 грудня  загальна кількість зареєстрованих  територіальних громад по Україні 3 101 (в минулому році їх налічувалось 2 873).

В 2016 році відбулось первинне формування реєстру, завантажено 49 100 записів щодо зареєстрованих осіб міста. На сьогоднішній день кількість осіб, щодо яких містяться дані в реєстрі територіальної громади  –  62 228 осіб (60 159 в минулому 2019р. ).

На сьогоднішній день  функціонування територіальних реєстрів ще перебуває в стані періодичного оновлення, відбуваються  поступові зміні, але ще не всі необхідні функції реєстру можливо застосувати практично. Досі відсутня можливість формування електронних звітів до відділу ведення Державного реєстру виборців та до Державної міграційної служби а також до військомату та відділу статистики. З даного приводу постійно направляються звернення та пропозиції  до техпідтримки реєстру. Згідно отриманих відповідей відомо, що наразі проходять роботи по налагодженню функціонування територіальних реєстрів. Досі в стані налаштування функція онлайн-перевірки паспортів (посвідок) на дійсність а також онлайн-перевірка документів, що підтверджують право власності саме засобами реєстру територіальної громади. Застосування даної функції пришвидшить опрацювання документів та унеможливить  реєстрацію місця проживання по підробленим документам. В рамках Е-урядування  процес стабільного функціонування РТГ (реєстру територіальної громади) по Україні має пришвидшитись.

Якщо проаналізувати,  то протягом 2019 року,  до реєстру територіальної громади міста Коростеня були внесені зміни до персональних електронних карток громадян, майже по 13 000 особам, які звернулися до відділу з питань реєстрації/зняття з реєстрації або отримання довідок які передбачені Постановою КМУ №207 від 02.03.2016р.

Слід зазначити, що у своїй роботі відділ використовує базу обліку мешканців міста Коростень (KomKor). Повноцінне використання даної бази має звільнити мешканців нашого міста від певної кількості довідок які вимагають державні установи  (зокрема підтвердження зареєстрованого місця проживання).

Щоденно відбувається поновлення даної бази, в разі виявлення помилок вносяться відповідні корективи та за наявності всіх документів у заявника проводиться повна звірка по кількості зареєстрованих осіб  у конкретному житловому приміщенні. В системі КомКор, кількість особових карток становить  66 706. Зазначу,  що особи вже самостійно звертаються до відділу для внесення персональних даних в систему, особливо ті що отримують субсидії, розуміючи тай факт, що від повноти даних, які внесені в систему, залежить подальше нарахування пільг.

6.Надання відомостей щодо зареєстрованих/знятих з реєстрації.

На виконання  ст.22 Закону України «Про Державний реєстр виборців», відділ реєстрації місця проживання, кожного місяця до 5 числа, подає відомості до відділу ДРВ. Відомості містять наступну інформацію про:

1) громадян України, зареєстрованих за місцем проживання у відповідній адміністративно-територіальній одиниці, яким протягом наступного місяця виповниться 18 років;

2) виборців, які протягом попереднього місяця зареєстрували своє місце проживання у відповідній адміністративно-територіальній одиниці;

3) виборців, які протягом попереднього місяця зняті з реєстрації за місцем проживання  у  відповідній адміністративно-територіальній одиниці”.

За період 2020 року до ДРВ надано 12 звітних відомостей.

В зв»язку з утворенням Коростенської ТГ вищезазначена інформація за грудень 2020 року надавалась також до ВВДРВ РДА по селах, що увійшли до складу громади.

Державний реєстр виборців здійснює постійне уточнення зареєстрованих громадян шляхом направлення відповідних запитів до відділу реєстрації місця проживання. Загальна кількість наданих відповідей на запити  – 71 (щодо 506 виборців міста).

На виконання Порядку передачі органами реєстрації  інформації до Єдиного державного демографічного реєстру, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів № 207 від 02.03.2016., відділ реєстрації місця проживання, до моменту підключення реєстру територіальної громади до Єдиного Державного Демографічного Реєстру, інформацію про зареєстрованих протягом семи календарних днів надає до територіального підрозділу ДМС. Дана інформація надається  в паперовому та електронному вигляді за встановленими формами.

В зв»язку з утворенням Коростенської ТГ з 19.11.2020 року до Коростенського РС УДМС відомості надаються у тому числі і по селах, які увійшли до складу територіальної громади.

За період 2020 року до ДМС надано 91 звітних відомостей.

На виконання  Постанови 207 від 02.03.2016р., до Коростенського міського відділу статистики щомісяця надавалися  відомості про міграцію в місті Коростень. За період 2020 року надано 12 звітних відомостей, дані відомості надаються напряму до Управління Статистики в Житомирській області.

На виконання ст.38 Закону України «Про військовий обов’язок і військову службу» до Коростенського  ОМВК щомісяця подаються  відомості про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання  призовників та військовозобов’язаних в місті. За період 2020 року надано 12 звітних відомостей.

На виконання рішення виконкому №577 від 05.12.2018 року,  відділом щомісяця надавалися  відомості, про реєстрацію місця проживання осіб,  до КВЖРЕП №1, КВГП, КП «Водоканал», КП «Теплозабезпечення», Управління праці та соціального захисту населення.

7.Реєстрація та зняття з реєстрації місця проживання.

   Підтвердження зареєстрованого місця проживання. Довідки. Запити.

За період роботи відділу в 2020 році прийнято та опрацьовано 9 361 особистих звернень від осіб ( 13061 з урахуванням вхідної кор.)

З них –  з питань реєстрації/зняття з реєстрації  2 799 звернень (2019 заяви на реєстрацію місця проживання та 780 заяв на зняття з реєстрації місця проживання).

Якщо детальніше проаналізувати міграцію осіб по місту Коростень то маємо наступну картину:

 856 осіб – зареєстровані в нашому місті з інших населених пунктів,

420 осіб – зняті з реєстрації в інші міст,

332 особи – зняті з реєстрації по смерті,

814 особи – перереєстрація місця проживання в межах міста,

349 діточок – зареєстровано  вперше,

28 осіб – зняті по рішенню суду,

Перевірено та внесено зміни до реєстру стосовно 1434 померлих за відомостями, які подаються Міграційною службою щомісячно до відділу РМП

 473 осіб, які звернулись до відділу, скористались послугою реєстрації місця проживання з одночасним зняттям з попереднього місця реєстрації. Такою ж послугою в інших містах скористалися    451  коростенець, про що наш відділ було сповіщено повідомленнями з інших міст.

Основна кількість звернень стосується переміщення/перереєстрації в межах міста Коростень.

Прийняті заяви розглядаються та опрацьовуються в день звернення, за результатом розгляду приймається рішення про реєстрацію або про відмову у реєстрації місця проживання.

4 разів  було здійснено виїзд спеціалістами відділу до громадян які нездатні самостійно пересуватися.

За послуги реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання до міського бюджету в 2020 році  громадянами сплачено  38 361 грн. 40 коп.

Довідки.

Загальна кількість виданих довідок, які підтверджують зареєстроване місце проживання, складає – 6 562

Довідки для  отримання паспорта ID  – 1 559 звернення.

Дітям до 16 років, до свідоцтва про народження – 718 звернення.

На вимогу –  2 060 звернень,

Інформаційних довідок (про кількість зареєстрованих) –  1 266 звернення;

Архівних довідок (про період проживання), особам для пред’явлення в УПСЗН та Пенсійних фонд з метою оформлення пільг –  959 звернень.

Порівняльна табличка прийнятих звернень (заяв) на реєстрацію/зняття з реєстрації та надання інформації (довідок) про зареєстроване місце проживання (звернення особисто від заявників):

2016, 2017, 2018, 2019, 2020 роки.

З – заяви

Д – довідки

Надання інформації на запити.

Нотаріуси: З грудня 2019 року, відділ реєстрації місця проживання,  розпочав роботу з нотаріусами міста в новому форматі, форматі ЗАПИТ-ВІДПОВІДЬ, що нарешті стало  відповідати  вимогам законодавства адже для вчинення нотаріальної дії нотаріус вправі надавати запит на інформацію, яка йому необхідна для подальшої роботи з заявником (для вчинення нотаріальної дії).

За період 2020 року прийнято та розглянуто 1191 запити від нотаріусів,  на які надано відповіді. Дані запити потребують певного часу на опрацювання, тому відповідь надається протягом п’яти  робочих днів відповідно до вимог чинного законодавства.

Зазначу, що основна кількість запитів саме від нотаріусів. Також надходять запити від Державного реєстру виборців,  суду, державних/приватних виконавців, поліції, ДФС, та інших установ, які за діючим законодавством мають право надсилати запити для отримання інформації про зареєстроване місце проживання осіб.

8.Проблемні питання

Реєстрація в будинку де співвласниками є декілька осіб: Слід звернути увагу на те, що одним з проблемних питань залишається реєстрація місця проживання саме в приватному секторі,  де відсутній  квартирний поділ будинку (власниками будинку є декілька осіб хоч і мають окремі входи в будинок, окремі техпаспорти із зазначенням номеру квартири). Саме в такому випадку згоду на реєстрацію особи, що не має частки в будинку, мають надавати всі співвласники без виключення. Зауважу, що реєстрація раніше проводилася  на частки! із зазначенням номеру квартири відповідно технічного паспорта, хоча в дійсності,  відповідно документів на право власності,  квартирний поділ був відсутній. Проведення реєстрації в такий спосіб сьогодні є грубим порушенням чинного законодавства. Дана ситуація створила невідповідність інформації яка міститься в паспортах раніше зареєстрованих осіб, з інформацією яка міститься в правовстановлюючих документах на житло (право власності, договорі купівлі-продажу, договорі дарування тощо). Особам, які звертаються з питань реєстрації, спеціалісти відділу  рекомендують  привести документи у відповідність та виділити свою частку в натурі,  та згідно законодавства присвоїти окрему адресу,  вже з номером квартири.  Хоча ці заходи недешеві,  громадяни розуміють що це в їх же інтересах.

З огляду на вищевикладене, в 2021 році,  плануємо продовжити проведення  компанії по впорядкуванню та приведенню до відповідності адресної інформації та інформації щодо  зареєстрованим у житлових приміщеннях.

Підтвердження зареєстрованого місця проживання за певний період часу:  На сьогоднішній день проходить компанія по заміні Чорнобильських посвідчень, дана дія  потребує документального підтвердження періоду проживання (реєстрації місця проживання) на території, що відноситься до екологічно забрудненої. Для отримання довідки, особа звертається  до відділу РМП з усіма наявними документами (паспорт, будинкова книга, реєстраційна картка тощо), працівники відділу перевіряють всю наявну інформацію що міститься  в паперовій картотеці відділу (що передана від КВЖРЕП), звіряють з наданою інформацією від заявника та  видають довідку про період проживання. Але, у випадку, якщо особа була зареєстрована в приватному секторі (на той час інформація про зареєстрованих осіб вносилась лише до будинкових книг),  то за відсутності будинкової книги інформацію підтвердити неможливо. Це спричиняє певні складнощі.

Також це стосується тих осіб, що були зареєстровані в будинках, які на сьогоднішній день знаходяться на обслуговуванні ОСББ та інших Обслуговуючих компаній, в тому числі гуртожитків, картотека яких до відділу реєстрації місця проживання не передана, відповідно інформацію про період проживання надати заявнику неможливо. Отже, для врегулювання даної проблеми, необхідно всім компаніям з обслуговування будинків, передати всю без виключення наявну паперову картотеку до відділу реєстрації місця проживання виконавчого комітету Коростенської  міської ради.

Вимога надати довідку про склад сім’ї: Не дивлячись на те, що Наказ Міністерства праці та соціальної політики № 204 від 22.07.2003 року, яким була затверджена форма і зміст довідки про склад сім’ї, визнано таким, що втратив чинність, деякі установи/підприємства/організації наполегливо продовжують їх вимагати. Тут є певна колізія в законодавстві, з одного боку надання довідки досі передбачена переліком в постановах/порядках  а з іншого боку надання інформації такого характеру чітко заборонено законодавством, до того ж підтвердження факту родинних відносин до повноважень ОМС не відноситься. У цьому напрямку ведеться робота, надсилаються листи до Міністерств та відомств на що отримаємо  відповіді, що над даним питання працюють.

Хочу наголосити, що відповідно до ЗУ «Про свободу пересування та вільний вибір місця проживання»,  єдиним документом, що підтверджує зареєстроване місце проживання є Довідка про реєстрацію місця проживання, що видається на персональне звернення особи а інформацію що необхідна підприємствам/організаціям/установам (про реєстрацію місця проживання осіб) відділом надається на їх запит і лише тоді коли це передбачено законодавством.

Відсутність електронної взаємодії з відділами виконкому та адміністраторами ЦНАП, яка б дала змогу позбавити осіб від надання підтверджуючих документів про зареєстроване місце проживання  при подачі документів для отримання адміністративних послуг,  що надає саме виконком КМР. Вирішення даної проблеми є пріоритетом в багатьох містах України.

Щоденна робота відділу пов’язана з наданням консультацій громадянам, які звертаються за послугою реєстрації місця проживання. Кількість звернень збільшується в зв’язку з тим, що відділ реєстрації являється єдиним суб’єктом надання інформації про зареєстроване місце проживання осіб. Враховуючи те, що відбулось утворення Коростенської ТГ і кількість населення зросла, навантаження за останній рік збільшилось, що потребує перегляду кількості штатних одиниць.

9.Загальна діяльність та  заходи проведені відділом в 2020 році.

Начальник відділу є членом комісії з питань призначення (відновлення) соціальних виплат внутрішньо перемішеним особам.

Постійно ведеться робота з Коростенським міськрайонним відділом з питань пробації, щодо контролю  осіб, які перебувають на обліку, та які зобов’язані повідомляти про зміну місця проживання. До відділу постійно надходять сторожові картки та повідомлення від інспекції про осіб які згідно законодавства обмежені в праві пересування до певного строку. У відповідності до чинного законодавства, працівник відділу повинен сповістити установу про переміщення  відповідної особи.

Щоденно до відділу звертаються мешканці міста з питань внесення корективів в паспорти, в зв’язку з перейменуванням вулиць. По кожній особі що звертається до реєстру вносяться відповідні зміни.

Успішно відбувається співпраця з Коростенським відділом реєстрації актів цивільного стану з питань  реєстрації місця проживання новонародженої дитини під час реєстрації її народження,  прийнято – 63 заяв від ДРАЦС. Дана можливість полегшує молодим батькам процес реєстрації місця проживання дитини адже батьки отримують дві послуги за один раз –  реєстрацію народження та реєстрацію місця проживання. Однак з введенням в дію послуги «Є-Малятко», прийом документів відділом реєстрації актів цивільного стану з питань реєстрації новонароджених дітей припинено. Для вирішення цієї проблеми з 01.04.2021 року Міністерством цифрової трансформації України планується запровадження реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання в електронній формі.

Також  незмінною є співпраця з комунальною  установою  «Коростенський геріатричний пансіонат для ветеранів війни та праці», представник якої щотижня надає документи на реєстрацію підопічних осіб. Реєстрація місця проживання проводиться без особистої присутності заявника.

Налагоджена співпраця з Коростенським об’єднаним міським військовим комісаріатом з питань переміщення осіб які є військовозобов’язаними а також надання інформації про осіб призивного віку, шляхом направлення  щорічних відомостей про дану категорію осіб.

Для більш широкого інформування населення міста, щодо процедури реєстрації та знятті з реєстрації місця проживання, та інших питань пов’язаних з цим, відділом постійно оновлюється  консультаційна сторінка в мережі  Internet. В соціальній мережі Facebook з 2016 року створено он-лайн консультацію за допомогою якої швидко та якісно можливо отримати відповідь з питань реєстрації.

Традиційно відділ продовжує подавати  щомісячну інформація про виконану роботу через мережу Facebook в офіційній групі  яка має назву «Відділ реєстрації місця проживання м. Коростень» до якої постійно долучаються мешканці нашого міста і не тільки. Спілкування через інтернет  стає все більш популярним  так як, особливо молоде покоління, не погоджується витрачати час на черги, для отримання певної інформації, та намагається користуватися більш доступними сервісами для її отримання.

Для зручності заявників, на інформаційному стенді відділу розміщений QR-код відсканувавши який, відвідувач має змогу отримати базову інформацію про реєстрацію/зняття  з реєстрації місця проживання та ознайомитися з переліком документів необхідних для цього.

Додатково, за бажанням заявника, працівники відділу допомагають здійснити запис в електронну чергу на оформлення паспорта громадянина України а також пояснюють яким чином можливо відстежити  інформацію, про стан готовності документа.

В період виборчого процесу, відділ реєстрації місця проживання  організував свою роботу з максимальною зручністю для виборців. Співпраця з ВВ ДРВ була непереривною та максимально ефективною. Посталі питання вирішувалися швидко та без затримки.

Неодноразово, відділ реєстрації місця проживання, приймав участь у семінарах, нарадах, тренінгах, конференціях. У даних  заходах  приймають участь представники Державної Міграційної Служби, Служби розпорядника ДРВ ЦВК, МВС, ПЦППР та інші. Все частіше оговорюється реформа РМП, а саме перехід до повідомної системи реєстрації проживання, модель якої береться з тієї частини населення що потрапила до категорії внутрішньо переміщених (модель місця перебування).  Процес зміни системи реєстрації місця проживання в Україні планується вже в 2021 році.

З 2016 року, з метою обміну досвідом дистанційно,  начальником відділу створена та адмініструється закрита група в Facebook, для працівників органів реєстрації місця проживання, яка на кінець 2020 року налічує більше 1800 учасників/колег з усієї України. Даний ресурс дає можливість порівняти напрацювання власні з тими, що впроваджуються в інших містах України. Актуальність та важливість даної спільноти  неодноразово було відмічено на спільних конференціях при ДМС.

В грудні 2020 року в зв»язку з утворенням Коростенської ТГ, до громади міста було приєднано 19 селищних рад (43 села), що автоматично значно збільшило кількість зареєстрованих осіб в громаді, та збільшило навантаження на штатну одиницю.

Протягом року опрацьовано 4961  листів вхідної кореспонденції (без врахування заяв) та зареєстровано  1813 листів вихідної кореспонденції.

10.Участь в загальноміських заходах.

В 2020 році працівники відділу прийняли участь:

– у  з нагоди 33-ї річниці Чорнобильської катастрофи;

– у заході присвяченому Дню Гідності та Свободи;

Начальник відділу  реєстрації місця проживання                                                 Валентина ЯЦЕНКО